DEPRECIACION

2. DEPRECIACION.

2.1 Concepto
Corresponde a la distribución sistemática del costo ajustado por inflación, de un activo depreciable, en los períodos que conforman su vida útil, de acuerdo con el método de reconocido valor técnico adoptado.

2.2 Registro contable
La depreciación se calculará sobre el 100% del valor del activo ajustado por inflación. La alícuota calculada se debitará a gastos y se acreditará a la cuenta Depreciación Acumulada. Sin embargo, en algunas circunstancias, según la naturaleza de las actividades del ente público podrá debitarse a costos cuando los beneficios económicos esperados en un activo sean absorbidos para producir otros activos.

La depreciación se calculará para cada bien individual y de ello se llevará un registro permanente en kárdex, así como un cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable. Los entes públicos que a la fecha de expedición de la presente Circular Externa estén calculando la depreciación teniendo en cuenta valores globales, deberán adoptar los procedimientos administrativos necesarios para que durante el período contable de 1997 se aplique sobre los valores individuales.

2.2.1 Bienes adquiridos en el transcurso del período contable
Cuando el activo adquirido empiece a utilizarse en el transcurso del período contable, la depreciación será la que corresponda desde esa fecha hasta el 31 de diciembre del período en que se adquirió. Para el período contable siguiente la depreciación se calculará con base en el saldo a 31 de diciembre del año anterior.

2.3 Costo ajustado por inflación
Corresponde al saldo registrado por concepto del costo de adquisición del activo, incluidos los débitos por adiciones y mejoras que hayan aumentado su capacidad o eficiencia operativa, incrementado con el resultado que se obtenga de multiplicar dicho saldo por el factor de ajuste por inflación que corresponda.

2.4 Activos depreciables
Se consideran como tales los bienes tangibles adquiridos por el ente público, a cualquier título, que se encuentren registrados contablemente en alguna de las siguientes cuentas: Edificaciones; Plantas y Ductos; Redes, Líneas y Cables; Maquinaria y Equipo; Equipo Médico y Científico; Muebles, Enseres y Equipo de Oficina; Equipo de Comunicación y Computación; Equipo de Transporte, Tracción y Elevación; Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería.
2.4.1 Características
Los activos depreciables son aquellos que cumplen con las siguientes características:
1. De propiedad del ente público.
2. Adquiridos, a cualquier título, para usarlos en la prestación de servicios o en la producción de bienes, arrendarlos o utilizarlos en la administración del ente público.
3. No están destinados para la venta.

Los bienes que en el momento de su adquisición fueron calificados como devolutivos por el ente público y cuyo costo sea inferior al valor de un salario mínimo mensual vigente o cuya vida útil sea inferior a un año, se depreciarán totalmente durante el período contable en que se pongan en uso.

2.4.2 Bienes usados
La depreciación de los bienes usados se determinará a partir del momento en que se adquieren dichos bienes tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de producción o de servicio de los mismos. Cuando se trate de bienes que estén en uso por el ente público y sobre los cuales, por cualquier circunstancia, no se ha registrado depreciación, esta se calculará depreciación a partir de la expedición de la presente Circular teniendo en cuenta la vida útil y el método que corresponda de acuerdo con la clase de bien que se trate.

Los activos recibidos en cambio, permuta, donación, dación de pago u otra modalidad, serán registrados, por parte del ente público que los adquiere, por su costo de adquisición o, a falta de éste, por un valor determinado mediante avalúo técnico efectuado por peritos conocedores de esa clase de bienes, el cual se tomará como base para calcular y registrar la depreciación. El ente público que los transfiere los registrará por el valor en libros o, a falta de éste, por el valor determinado mediante avalúo técnico.

2.4.3 Bienes retirados del servicio
Cuando un activo depreciable sea retirado del servicio, pero se tiene la intención de seguir utilizándolo en un tiempo no superior a dos meses, se continuará depreciando sin tener en cuenta la interrupción. Si el tiempo excede el período mencionado, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente, con lo cual se reanudará su proceso de depreciación.

Si el activo depreciable es retirado del servicio en forma definitiva, se suspenderá su depreciación en la fecha del retiro. En tal caso se mantendrán los saldos, tanto en la cuenta del activo como en la de depreciación acumulada correspondientes, hasta cuando el respectivo bien sea dado de baja o se disponga de él por cualquiera otra forma, lo cual a su vez conlleva la eliminación del saldo de la depreciación acumulada de dicho bien.

De igual forma se procederá cuando el bien desaparezca o se destruya por situaciones tales como calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito, sin perjuicio de las responsabilides que se deriven de tal situación.

2.4.4 Bienes adquiridos en arrendamiento.
A los activos adquiridos mediante contrato de arrendamiento con opción de compra se les aplicará depreciación como si fueran propios, cuando el plazo del contrato de arrendamiento sea igual o superior a la cuarta parte de los años de vida útil asignada a los activos depreciables a que se refiere la presente Circular. El activo adquirido en arrendamiento deberá registrarse por una suma que equivalga al valor presente de los cánones pactados en el contrato más el valor de la opción de compra, la cual servirá de base para el cálculo de la tasa de depreciación.

Los registros contables correspondientes a la depreciación de los bienes adquiridos en arrendamiento en nada afectan el grupo de Propiedades, planta y equipo, por lo tanto hasta que no se haga uso de la opción de compra pactada figurarán registrados contablemente con débito en el grupo 19-Otros Activos y crédito en la cuenta 230508-Contratos de Leasing o 231006-Contratos de Leasing.

2.4.5 Reparaciones o mantenimiento en activos depreciables
Las erogaciones en las cuales incurra el ente público por concepto de reparaciones o mantenimiento de activos depreciables, deben registrarse en el concepto de Gastos al cual correspondan según las características propias de dicha erogación, teniendo en cuenta que las reparaciones o mantenimiento se efectuan con el fin de renovar o mantener los beneficios futuros que el ente público espera del estándar de comportamiento del activo depreciable más que para aumentar el estándar de funcionamiento.

2.4.6 Mejoras o adiciones en activos depreciables
Los desembolsos en los cuales incurra el ente público con el fin de aumentar la capacidad o eficiencia operativa de los activos depreciables se registrarán como un mayor valor del activo que se trate y afectarán los registros futuros de la depreciación en proporción con la erogación efectuada.

2.5 Vida útil
Corresponde al lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o producción de bienes, no obstante considerar, características o circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acciones de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico. También se considera vida útil el número de unidades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo. En su determinación pueden intervenir factores como el deterioro inherente a la naturaleza del bien, obsolescencia, desgaste físico por utilización acelerada, programas de reparaciones y mantenimiento del activo, limitaciones de carácter legal u otra clase para el uso del bien.

2.5.1 Ajustes a la alícuota de depreciación
La vida útil de un activo depreciable puede ser diferente a su vida física, por lo cual deberá revisarse periódicamente. Cuando se compruebe que la vida útil de un activo es inferior a la estimada inicialmente, debe modificarse la alícuota de depreciación de tal manera que se ajuste a la vida útil real con base en cálculos de reconocido valor técnico.
Si el tiempo de utilización de un activo excede al calculado inicialmente, debe ajustarse la alícuota de depreciación en forma proporcional al tiempo adicional correspondiente, lo cual debe demostrarse plenamente.

2.5.2 Años de vida útil de activos depreciables
En todos los casos, la vida útil de un activo depreciable debe definirse, por parte del ente público, en relación con el servicio esperado del activo. En circunstancias normales se considera como vida útil para los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de Línea recta, Suma de los dígitos de los años o Saldos decrecientes, la siguiente:

ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL

Edificaciones 50
Embalses, represas y canales-Obras civiles 50
Embalses, represas y canales-Obras control 25
Equipos y accesorios de generación, transmisión,distribución,
producción, conducción, tratamiento, etc. 25
Torres, postes y accesorios 25
Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25
Redes, líneas y cables subterraneos y sus accesorios 25
Plantas y ductos 15
Maquinaria y equipo 15
Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15
Equipo médico y científico 10
Muebles, enseres y equipos 10
Equipos de comunicación y accesorios 10
Equipo de transporte, tracción y elevación 10
Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10
Equipos de computación y accesorios 5

2.5.3 Modificación a los años de vida útil
No obstante lo anterior, cuando en un caso particular se considere que la vida útil fijada no corresponda con la realidad, debido a circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los Estados Contables.


2.6 Métodos de depreciación
La depreciación debe determinarse sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta, en todos los casos, aplicar el que mejor refleje el necesario equilibrio entre los servicios recibidos, la vida útil y el costo del activo correspondiente.

El método de depreciación adoptado debe revisarse periódicamente con el fin de ajustarlo a los cambios significativos que llegaren a presentarse en el patrón esperado de beneficios económicos. Debe cambiarse cuando circunstancias especiales lo justifiquen, de acuerdo con los servicios recibidos del activo, caso en el cual el efecto de dicho cambio debe cuantificarse y revelarse en las notas a los estados contables, indicando las razones que lo justificaron.

El método adoptado para cada activo debe aplicarse en forma consistente durante el período, independiente de consideraciones fiscales o de rentabilidad, con el fin de proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones. Son considerados métodos de reconocido valor técnico los siguientes: Línea recta, Número de unidades de producción u Horas de trabajo, Suma de los dígitos de los años y Saldos decrecientes.

2.6.1 Línea recta
Por este método se determina una alícuota periódica constante para registrarla como gasto durante la vida útil del activo. Se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación:

Costo del activo ajustado por inflación
Alícuota periódica = -----------------------------------------------
Vida útil estimada del activo (años )

2.6.2 Número de unidades de producción u horas de trabajo
Se basa en la capacidad de producción estimada del activo, representada en una alícuota de costo por unidad producida o por hora de trabajo. Se utiliza cuando pueden estimarse razonablemente las unidades de producción u horas de trabajo y en esta misma forma la producción real del activo. Igualmente, cuando la utilización o producción varía significativamente de un período a otro, lo que determina que la vida útil del activo está basada más en función de la producción que en el tiempo.

Costo depreciable del activo ajustado por inflación
Tasa unitaria estimada=--------------------------------------------------------------
Unidades de producción u horas de trabajo estimadas

2.6.3 Suma de los dígitos de los años
Se considera como un método de depreciación acelerada y se caracteriza por representar mayor depreciación en los primeros años y menor en los últimos años de vida útil del activo. Para su cálculo se asigna a cada uno de los años de vida útil del activo su dígito correspondiente en forma secuencial, y se determina su suma. El valor a aplicar por concepto de depreciación en cada año se obtiene de dividir el dígito del año entre el valor de la sumatoria de los dígitos de los años y multiplicar el resultado por el costo del activo.

2.6.4 Saldos decrecientes
El método de saldos decrecientes más utilizado es el conocido como “Método doble decreciente”, por el cual la depreciación del primer año equivale al doble de la que se calcularía por el método de línea recta. En cada uno de los años siguientes se aplica el mismo procedimiento, tomando como base el saldo del valor en libros existente a la fecha del cálculo.
Este método tiene la característica de dejar un valor residual al finalizar el lapso de depreciación programado. Si el activo sigue utilizándose después, puede continuarse con su depreciación hasta que, incluso, el saldo en libros quede en cero.

La aplicación de este método es más apropiada en aquellos casos en que la capacidad de producción del activo es mayor al principio de su vida útil y va declinando hacia el final de ésta, o cuando los costos de mantenimiento y reparaciones van aumentando con el tiempo.

2.6.5 Posibilidad de utilizar un método de depreciación diferente
Previa autorización del Contador General de la Nación, el ente público podrá utilizar un método de depreciación diferente a los anteriores, para lo cual deberá presentar una solicitud motivada indicando las características del método que pretende utilizar.
GERENCIE.COM
Para el cálculo de la Depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2
(5*6)/2 = 15
Luego,
5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.
Método de la reducción de saldos
Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.
La formula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar
Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:
1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904
Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000
Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67
Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:
18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22
Así sucesivamente hasta el último año de vida útil
Método de las unidades de producción
Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.
Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.
CONTABILIZAR LAS DEPRECIACIONES
En primer lugar, recordemos que la depreciación tienen como objetivo el reconocer el desgaste sufrido por los activos, por el uso que la empresa hace de estos para poder generar ingresos, renta; por consiguiente, la depreciación se debe reconocer como un gasto.
De otra parte, como la depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo, implica que ese activo pierde valor, de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo.
Luego, tenemos que por un lado, hay un valor que se debe contabilizar como un gasto, y por otro, un valor exactamente igual, que se debe disminuir del valor del activo.
En nuestra contabilidad, la depreciación no se resta directamente del activo, sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo, donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo.
Por ejemplo, la subcuenta para registrar los edificios, es la 151605, y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones, es la 159205.
La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos.
Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20.000.000. Como la vida útil de los vehículos es de 5 años, para determinar la depreciación de un año, tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5:
20.000.000/5 = 4.000.000
Luego, la depreciación será de $4.000.000 por año, valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo.
La contabilización será:
Cuenta Debito Crédito
516035 [Flota y equipo de transporte] 4.000.000
159245 [Flota y quipo de transporte] 4.000.000
En el gasto, dependiendo de la utilización que se haga del activo, la cuenta será la 5160 o la 5260; siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda, gastos operacionales de venta.


DIFERENCIA ENTRE AMORTIZAR Y DEPRECIACION
¿Pero qué diferencia hay entre un concepto y otro?
En realidad no hay mayor diferencia, puesto que el objetivo y hasta las metodologías y procedimientos de los dos, son básicamente iguales. La única diferencia importante a resaltar, es el tipo de activo sobre el que se aplica cada concepto. Mientras la depreciación hace referencia exclusivamente a los activos fijos, la amortización hace referencia a los activos intangibles y a los activos diferidos.
Otra diferencia es que para la depreciación, la ley ha fijado de forma expresa la vida útil de cada uno de ellos, mientras que los intangibles y los activos diferidos, se amortizan según la naturaleza y condiciones de cada uno de ellos, y en por lo general el nivel de amortización se fija según el criterio del comerciante o empresa.
Naturalmente, tanto la depreciación como la amortización se contabilizan como un gasto, pues tienen la misma naturaleza y finalidad.
ACTIVOS DEPRECIABLES A MENOS DE 1 AÑO.
Para el 2009, los activos fijos que tengan un valor igual o inferior a $1.188.000 se pueden depreciar en un año sin considerar su vida útil.
Por definición legal, cada tipo de activo tiene su vida útil que por obligación se debe considerar al depreciar los activos fijos.
En el caso de los vehículos y computadores, la vida útil fue establecida en 5 años. Para la maquinaria y equipo es de 10 años, y para edificios y construcciones es de 20 años.
Pero para el caso de activos de menor valor, la legislación tributaria [que no contable –aunque puede hacerse contablemente también] prevé la posibilidad que los contribuyentes deprecien éstos activos en un solo año.
El valor del activo debe incluir todos los conceptos que le son propios de él, como lo es el Iva en el caso de haberse llevado como mayor valor del activo, que por lo general es así.
El valor máximo del activo que se puede depreciar en un solo año es de 50 Uvt, que en pesos para el 2009 es de $1.188.000.
Es importante no confundir que este valor es el vigente para el 2009, periodo que se declara en el 2010.
Para la el año 2008 que se declara en el 2009, se podían depreciar los activos que tuvieran un valor igual o inferior a $1.103.000
Respecto al método de depreciación a utilizar en este tipo de activos, pues es indiferente debido a que en cualquier caso se deprecia un 100% en sólo año, sin embargo no se debe perder de vista que la empresa debe utilizar el mismo método de depreciación en todos sus activos en un periodo determinado.
Como se anotó al inicio del escrito, la norma que autoriza la depreciación de los activos de menor valor en un solo año, es una norma de fiscal, por lo que en la contabilidad puede perfectamente depreciarse según sea la naturaleza del activo, esto en pro de generar una información lo más ajustada a la realidad.
La utilización de esta figura cuando no son muchos activos, no implica que la realidad económica y financiera de la empresa se afecte significativamente, por lo que puede optarse por depreciar en el mismo periodo tanto contablemente como fiscalmente.
No es conveniente hacerlo contablemente, cuando la mayoría de los activos de la empresa son de este tipo, puesto que implicaría un exceso de gastos para el primer año y defecto de gastos para los siguientes, lo cual, indudablemente que distorsiona los resultados de la empresa.
No es demás hacer claridad que el contribuyente puede o no utilizar esta figura, de modo que cuando no sea lo más conveniente, puede seguir depreciando siguiendo la regla general.