ACTIVOS DIFERIDOS
Los activos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que unos gastos ya pagados pero aún no utilizados, cuyo objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado esos gastos.
Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando, consumiendo con el transcurso del tiempo, y mientras esto sucede, permanecen en calidad de activos.
Algunos de los gastos que suelen ser pagados de forma anticipada son los arrendamientos, seguros, papelería, etc. [Nuestro plan único de cuentas, dentro de los activos diferidos, hace una distinción entre gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, pero en el fondo significan lo mismo].
En la media en que estos activos se vayan utilizando se van llevando al gasto [amortizando], para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos.
Y precisamente este es el objetivo de los activos diferidos.
Los gastos aun no utilizados por la empresa deben permanecer en el activo, y una vez ese activo diferido empiece a contribuir en la generación del ingreso, deberá irse reconociendo como gasto, en aplicación de uno de nuestros principios de contabilidad [Principio de asociación], según el cual, el gasto debe asociarse al ingreso al que ha contribuido a generar, o lo que es lo mismo, a cada ingreso se debe asociar su respectivo gastos, en el entendido que no puede haber un ingreso sin haber incurrido en un gasto.
Si los gastos pagados de forma anticipada se llevaran al gasto y no al activo, estaríamos imputando unos gastos que no tienen ninguna relación con el ingreso, puesto que un gasto no utilizado no podrá contribuir de forma alguna a la generación de ingresos.
Supongamos que en enero se ha pagado el arrendamiento por 12 meses. Si en enero se lleva al gasto el arrendamiento de todo el año, los ingresos de febrero a diciembre no estarán relacionados con gasto alguno, y en cambio, los ingresos de enero serán afectados por gastos que corresponden a otros meses, lo cual en nada corresponde a la realidad de la empresa.
No activar los gastos que se han pagado con anticipación, afectaría el resultado del ejercicio en el cual no se ha hecho uso de esos gastos, a la vez que los resultados posteriores carecerán de un gasto en el que efectivamente se ha incurrido, por tanto, la utilidad reflejada resulta sencillamente irreal en los dos casos.
En un documento anterior tratábamos sobre la amortización de los activos diferidos; en esta oportunidad trataremos sobre la contabilización de dicha amortización, en la cual encontramos algunas perlas.
La amortización de los activos diferidos supone naturalmente la disminución del activo diferido, al tiempo que se debe reconocer el gasto correspondiente.
Así la cosas, se utilizará una débito a la cuenta de gastos correspondiente y un crédito a la cuenta de amortización de activos diferidos, bueno, cuando esta exista.
Supongamos que la empresa ha comprado papelería para 5 meses por valor de $5.000.000, y que cada mes se amortizará la quinta parte de dicho valor, esto es la suma de $1.000.000.
El registro inicial de la compra sería:
Cuenta Debito Crédito
171020 5.000.000
111005 5.000.000
Pasado el primer mes, amortizamos el valor de $1.000.000 y el registro contable sería:
Cuenta Debito Crédito
516515 1.000.000
171020 1.000.000
Aquí se presenta una situación aparentemente errónea, por cuanto la amortización se debería llevar a una cuenta de amortización acumulada, lo que el plan único de cuentas para comerciantes no permite en este tipo de gastos.
En efecto, la cuenta 1798 (Amortización acumulada), sólo es permitida para amortizar los costos de exploración (1715) y costos de explotación y desarrollo (1720), de suerte que no hay una cuenta para la amortización acumulada correspondiente a los gastos pagados por anticipado (1705) y cargos diferidos (1710).
Así las cosas, la amortización de la cuentas 1705 y 1710, debe realizarse acreditando directamente la cuenta respectiva, lo que parece equivocado.
Igual pasa con el gasto. Allí sólo hay una cuenta de amortización para los cargos diferidos (1710), no para los gastos pagados por anticipado (1705) ni para los costos de exploración (1715), y tampoco para los costos de exploración y desarrollo (1720).
Allí evidentemente hay inconsistencias, pero ese es el plan de cuentas con el que contamos y al que tenemos que ajustarnos.
Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando, en la media en que se van gastando o consumiendo.
Diferente al caso de la depreciación de activos fijos, la amortización de activos diferidos no está sujeta a la vida útil de x o y concepto, sino que por lo general, se amortizará según se vayan consumiendo o gastando los activos, luego, la amortización se podrá hacer un unos meses o en varios años, según la realidad de cada empresa y de cada costo o gasto.
No obstante, en cuanto a los cargos diferidos, la norma ha considerado algunas pautas a considerar a la hora de amortizar algunos conceptos:
La amortización de los cargos diferidos se hará así:
- Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador (Software), en un período no mayor a cinco (5) y a tres (3) años, respectivamente.
- Por concepto de útiles y papelería, se amortizarán en función directa con el consumo.
- Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, se amortizarán en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prórrogas) y su vida útil probable, cuando su costo no es reembolsable.
- Por concepto de descuento en colocación de Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones (BOCEAS), durante el plazo para la redención o conversión de los títulos.
- Por concepto del Impuesto de Renta Diferido “Débito” por Diferencias Temporales, se amortizarán en el momento mismo que se cumplan los requisitos de Ley y reglamentarios de que tratan las disposiciones fiscales, según la naturaleza de la deducción pertinente o cuando desaparezcan las causas que la originaron para las derivadas de protección de inversiones, bienes recibidos en pago o gastos estimados para atender contingencias; para estos efectos no será deducible la pérdida en enajenación de acciones o cuotas de interés social; su amortización se hará directamente contra la provisión del impuesto de renta corriente en la vigencia fiscal correspondiente.
- Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarán durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable.
- Por concepto de impuestos, se amortizarán durante la vigencia fiscal prepagada.
- Por concepto de contribuciones y afiliaciones, se amortizarán durante el período prepagado pertinente.
- Por otros conceptos, se amortizarán durante el período estimado de recuperación de la erogación o de obtención de los beneficios esperados.
Los cargos diferidos no monetarios deberán ajustarse por inflación de acuerdo con las normas legales vigentes.
La amortización de la corrección monetaria diferida registrada hasta la fecha a partir de la cual se empiecen a percibir ingresos se amortizará mensualmente durante el término establecido para el diferido correspondiente. [Decreto 2650 de 1993].
No existe un método único a seguir para amortizar los activos diferidos, de suerte que en algunos casos se podrá utilizar un método de línea recta, en otro un método de saldos decrecientes, o simplemente según se vaya consumiendo el activo diferido.
Por ejemplo, el arrendamiento se amortizará según lo que se pague cada mes. La papelería según lo que se consuma cada mes, por tanto no habrá un patrón definido a seguir, aunque se puede implementar uno.
En la amortización de activos fijos la empresa tiene mucha flexibilidad para elegir periodo de amortización y la forma de calcularla, contrario a lo que sucede en la depreciación de activos fijos.
La amortización que se vaya calculando cada mes, se debe reconocer como un gasto, al tiempo que se disminuye el saldo del activo diferido objeto de amortización
lunes, 9 de noviembre de 2009
jueves, 29 de octubre de 2009
ACTIVOS AGOTABLES
DIFERENCIA ENTRE UN ACTIVO AGOTABLE Y UN INTANGIBLE
La diferencia fundamental radica en que los activos agotables representan los recursos naturales de propiedad de la empresa y su cantidad disminuye de acuerdo al tiempo que dura su explotación, su valor histórico se conforma por el valor de adquisición, más todas las erogaciones incluidas en la exploración y todos los rubros que aumenten su valor. Frente a la generación de ingresos debe reconocerse mediante su agotamiento calculado en las reservas que se tengan por los estudios en términos para la recuperación de la inversión; mientras que los activos intangibles son los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, dan un derecho oponible a terceros, el cual ofrece un beneficio en periodos posteriores, entre estos se encuentran las patentes marcas, franquicias, derechos de autor y los bienes entregados en fiducia mercantil. El valor histórico de estos activos esta determinado por todas las erogaciones que se hagan para producirlos, adquirirlos o formarlos. Están expuestos a la exposición a la inflación. Al cierre del periodo se debe reconocer las contingencias de pérdida, ajustando o acelerando su amortización.
AGOTAMIENTO
Corresponde a la distribución del costo asignado a un recurso natural no renovable durante la vida útil de explotación o extracción, de acuerdo con la estimación efectuada con base en reservas o volúmenes determinados mediante estudios técnicos, y expresados en unidades de producción, tales como toneladas, barriles, metros cúbicos o cualquiera otra medida de acuerdo con la naturaleza del bien agotable.
3.2 Registro contable
La base del agotamiento es el costo total del activo agotable que se distribuirá y debitará a las operaciones o a los inventarios extraídos durante la vida útil del activo. Si se considera algún valor residual, por ejemplo el terreno, deberá registrarse por separado.
Los costos de desarrollo, tales como exploración, perforación de pozos o acondicionamiento de terrenos, causados antes o después de iniciarse la explotación del activo, deben contabilizarse en cuentas separadas del costo original del recurso natural y asimismo amortizarse en forma proporcinal o similar al agotamiento del activo correspondiente. No obstante, si dichos costos no prestan un beneficio durante parte o toda la vida del activo, debe reducirse el período de amortización al tiempo que se estime razonable, de acuerdo con estudios técnicos en cada caso.
Si los costos de desarrollo se causan sobre un activo agotable que finalmente resulta infructuoso, deben cancelarse contra los resultados del ejercicio en que se conozca este hecho. Sin embargo, cuando el ente público se dedica continuamente al desarrollo de proyectos, con la política de que solo algunos de ellos serán económicamente exitosos, podrán aplicarse a éstos ùltimos, los costos de desarrollo infructuosos, siempre que se demuestre que estas aplicaciones no sobrevalúen los costos del proyecto que los recibe. Debe establecerse una clara distinción entre los desembolsos capitalizables como costos de desarrollo y los realizados como gastos operativos del ejercicio, relacionados con las actividades de explotación.
Para algunos recursos naturales puede ser necesario ajustar, después de cierto tiempo de iniciada su explotación, el estimado de sus reservas por extraer, por lo cual, de estar basado en estudios técnicos, deberá ajustarse igualmente la tasa unitaria de agotamiento estimada.
3.3 Recursos naturales no renovables
Comprenden aquellos no susceptibles de ser reproducidos o reemplazados una vez extraídos, explotados o consumidos, tales como las minas, canteras, yacimientos, bosques y pozos artesianos.
3.4 Vida útil
Se considera vida útil de un activo agotable, la capacidad estimada de producción, correspondiente a las unidades que se espera extraer durante la explotación o producción económica.
3.5 Método de agotamiento
Consiste en dividir el costo del activo agotable mediante el número estimado de unidades a producir, de lo cual resulta una tasa unitaria estimada de agotamiento.
Total costo del activo agotable
Tasa unitaria estimada =-------------------------------------------------
Total unidades estimadas de producción
El valor total por agotamiento del ejercicio se obtiene de multiplicar el número real de unidades producidas por la tasa unitaria estimada. El agotamiento del período se debitará como un mayor costo de los inventarios extraídos en el ejercicio. En igual forma se procede para amortizar los costos de desarrollo, si los hubiere.
3.6. Posibilidad de utilizar un método de agotamiento diferente
Previa autorización del Contador General de la Nación, el ente público podrá utilizar un método de agotamiento diferente, para lo cual deberá presentar una solicitud motivada indicando las características del método que pretende utilizar.
VALORIZACIONES: Se entiende por valorización de un activo el mayor valor resultante entre su valor en libros y su valor comercial.
El costo histórico de un activo [valor en libros], está conformado por su costo de adquisición o construcción, adiciones, mejoras y cualquier otra erogación necesaria para colocar el activo en condiciones de ser utilizado y por consiguiente de generar renta.
El valor comercial es el valor de mercado del activo si decidiese venderse. Es el valor por el que se vendería el activo.
El artículo 64 del decreto 2649 de 1993, establece que los activos fijos [propiedad, planta y equipo], se les debe realizar un avalúo técnico como mínimo caca 3 años, avalúo que deberá ser realizado por personas de reconocida idoneidad. El avalúo técnico busca determinar precisamente el valor comercial del activo.
Al igual que la propiedad, planta y equipo, cualquier otro activo es susceptible de ser avaluado técnicamente con el fin de determinar su valor comercial.
Una vez determinado el valor comercial del activo, y si este resulta mayor que el valor registrado en libros, se presenta entonces lo que conocemos como valorización.
La valorización, es pues ese mayor valor de los activos frente al valor por los que están registrados en la contabilidad.
Una vez determinada la valorización, se procede a su contabilización. La contabilización consta de un débito a la cuenta 19 (Valorizaciones) y un crédito a la cuenta 38 (Superávit por valorización)
Son muchas las razones por las que se puede valorizar un activo. Una de las formas mas comunes se da cuando la infraestructura alrededor del activo es mejorada, ya sea por la construcción de mejores vías de acceso, de grandes locales comerciales o cualquier construcción que atraiga multitudes. Estos hechos hacen que el activo incremente su valor comercial, incremento que se debe avaluar y contabilizar.
Supongamos una oficina cuyo valor en libros es de 50.000.000, pero por la construcción de un complejo médico al frente, su valor comercial se tasa en 80.000.000. En este caso se presenta una valorización de 30.000.000.
Su contabilización sería:
Cuenta Débito Crédito
191008 30.000.000
381008 30.000.000
El mismo procedimiento es aplicable a cualquier tipo de activo.
Tratamiento tributario de las valorizaciones
Las valorizaciones solo tienen un efecto contable y financiero, más no tributario, toda vez que las valorizaciones no hacen parte del valor fiscal o patrimonial de los activos, de ahí que la realizar la declaración de renta, las valorizaciones no se declaran, se excluyen del patrimonio fiscal.
Efecto financiero de las valorizaciones
La valorización de los activos fortalecen la estructura financiera de la empresa, toda vez que incrementan el valor de los activos, lo cual permite mejorar la capacidad de endeudamiento, por ejemplo, puesto que los pasivos al estar respaldados por activos, al presentarse un incremento de los activos implica necesariamente un incremento del respaldo de dichos pasivos.
La diferencia fundamental radica en que los activos agotables representan los recursos naturales de propiedad de la empresa y su cantidad disminuye de acuerdo al tiempo que dura su explotación, su valor histórico se conforma por el valor de adquisición, más todas las erogaciones incluidas en la exploración y todos los rubros que aumenten su valor. Frente a la generación de ingresos debe reconocerse mediante su agotamiento calculado en las reservas que se tengan por los estudios en términos para la recuperación de la inversión; mientras que los activos intangibles son los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, dan un derecho oponible a terceros, el cual ofrece un beneficio en periodos posteriores, entre estos se encuentran las patentes marcas, franquicias, derechos de autor y los bienes entregados en fiducia mercantil. El valor histórico de estos activos esta determinado por todas las erogaciones que se hagan para producirlos, adquirirlos o formarlos. Están expuestos a la exposición a la inflación. Al cierre del periodo se debe reconocer las contingencias de pérdida, ajustando o acelerando su amortización.
AGOTAMIENTO
Corresponde a la distribución del costo asignado a un recurso natural no renovable durante la vida útil de explotación o extracción, de acuerdo con la estimación efectuada con base en reservas o volúmenes determinados mediante estudios técnicos, y expresados en unidades de producción, tales como toneladas, barriles, metros cúbicos o cualquiera otra medida de acuerdo con la naturaleza del bien agotable.
3.2 Registro contable
La base del agotamiento es el costo total del activo agotable que se distribuirá y debitará a las operaciones o a los inventarios extraídos durante la vida útil del activo. Si se considera algún valor residual, por ejemplo el terreno, deberá registrarse por separado.
Los costos de desarrollo, tales como exploración, perforación de pozos o acondicionamiento de terrenos, causados antes o después de iniciarse la explotación del activo, deben contabilizarse en cuentas separadas del costo original del recurso natural y asimismo amortizarse en forma proporcinal o similar al agotamiento del activo correspondiente. No obstante, si dichos costos no prestan un beneficio durante parte o toda la vida del activo, debe reducirse el período de amortización al tiempo que se estime razonable, de acuerdo con estudios técnicos en cada caso.
Si los costos de desarrollo se causan sobre un activo agotable que finalmente resulta infructuoso, deben cancelarse contra los resultados del ejercicio en que se conozca este hecho. Sin embargo, cuando el ente público se dedica continuamente al desarrollo de proyectos, con la política de que solo algunos de ellos serán económicamente exitosos, podrán aplicarse a éstos ùltimos, los costos de desarrollo infructuosos, siempre que se demuestre que estas aplicaciones no sobrevalúen los costos del proyecto que los recibe. Debe establecerse una clara distinción entre los desembolsos capitalizables como costos de desarrollo y los realizados como gastos operativos del ejercicio, relacionados con las actividades de explotación.
Para algunos recursos naturales puede ser necesario ajustar, después de cierto tiempo de iniciada su explotación, el estimado de sus reservas por extraer, por lo cual, de estar basado en estudios técnicos, deberá ajustarse igualmente la tasa unitaria de agotamiento estimada.
3.3 Recursos naturales no renovables
Comprenden aquellos no susceptibles de ser reproducidos o reemplazados una vez extraídos, explotados o consumidos, tales como las minas, canteras, yacimientos, bosques y pozos artesianos.
3.4 Vida útil
Se considera vida útil de un activo agotable, la capacidad estimada de producción, correspondiente a las unidades que se espera extraer durante la explotación o producción económica.
3.5 Método de agotamiento
Consiste en dividir el costo del activo agotable mediante el número estimado de unidades a producir, de lo cual resulta una tasa unitaria estimada de agotamiento.
Total costo del activo agotable
Tasa unitaria estimada =-------------------------------------------------
Total unidades estimadas de producción
El valor total por agotamiento del ejercicio se obtiene de multiplicar el número real de unidades producidas por la tasa unitaria estimada. El agotamiento del período se debitará como un mayor costo de los inventarios extraídos en el ejercicio. En igual forma se procede para amortizar los costos de desarrollo, si los hubiere.
3.6. Posibilidad de utilizar un método de agotamiento diferente
Previa autorización del Contador General de la Nación, el ente público podrá utilizar un método de agotamiento diferente, para lo cual deberá presentar una solicitud motivada indicando las características del método que pretende utilizar.
VALORIZACIONES: Se entiende por valorización de un activo el mayor valor resultante entre su valor en libros y su valor comercial.
El costo histórico de un activo [valor en libros], está conformado por su costo de adquisición o construcción, adiciones, mejoras y cualquier otra erogación necesaria para colocar el activo en condiciones de ser utilizado y por consiguiente de generar renta.
El valor comercial es el valor de mercado del activo si decidiese venderse. Es el valor por el que se vendería el activo.
El artículo 64 del decreto 2649 de 1993, establece que los activos fijos [propiedad, planta y equipo], se les debe realizar un avalúo técnico como mínimo caca 3 años, avalúo que deberá ser realizado por personas de reconocida idoneidad. El avalúo técnico busca determinar precisamente el valor comercial del activo.
Al igual que la propiedad, planta y equipo, cualquier otro activo es susceptible de ser avaluado técnicamente con el fin de determinar su valor comercial.
Una vez determinado el valor comercial del activo, y si este resulta mayor que el valor registrado en libros, se presenta entonces lo que conocemos como valorización.
La valorización, es pues ese mayor valor de los activos frente al valor por los que están registrados en la contabilidad.
Una vez determinada la valorización, se procede a su contabilización. La contabilización consta de un débito a la cuenta 19 (Valorizaciones) y un crédito a la cuenta 38 (Superávit por valorización)
Son muchas las razones por las que se puede valorizar un activo. Una de las formas mas comunes se da cuando la infraestructura alrededor del activo es mejorada, ya sea por la construcción de mejores vías de acceso, de grandes locales comerciales o cualquier construcción que atraiga multitudes. Estos hechos hacen que el activo incremente su valor comercial, incremento que se debe avaluar y contabilizar.
Supongamos una oficina cuyo valor en libros es de 50.000.000, pero por la construcción de un complejo médico al frente, su valor comercial se tasa en 80.000.000. En este caso se presenta una valorización de 30.000.000.
Su contabilización sería:
Cuenta Débito Crédito
191008 30.000.000
381008 30.000.000
El mismo procedimiento es aplicable a cualquier tipo de activo.
Tratamiento tributario de las valorizaciones
Las valorizaciones solo tienen un efecto contable y financiero, más no tributario, toda vez que las valorizaciones no hacen parte del valor fiscal o patrimonial de los activos, de ahí que la realizar la declaración de renta, las valorizaciones no se declaran, se excluyen del patrimonio fiscal.
Efecto financiero de las valorizaciones
La valorización de los activos fortalecen la estructura financiera de la empresa, toda vez que incrementan el valor de los activos, lo cual permite mejorar la capacidad de endeudamiento, por ejemplo, puesto que los pasivos al estar respaldados por activos, al presentarse un incremento de los activos implica necesariamente un incremento del respaldo de dichos pasivos.
martes, 20 de octubre de 2009
DEPRECIACION
2. DEPRECIACION.
2.1 Concepto
Corresponde a la distribución sistemática del costo ajustado por inflación, de un activo depreciable, en los períodos que conforman su vida útil, de acuerdo con el método de reconocido valor técnico adoptado.
2.2 Registro contable
La depreciación se calculará sobre el 100% del valor del activo ajustado por inflación. La alícuota calculada se debitará a gastos y se acreditará a la cuenta Depreciación Acumulada. Sin embargo, en algunas circunstancias, según la naturaleza de las actividades del ente público podrá debitarse a costos cuando los beneficios económicos esperados en un activo sean absorbidos para producir otros activos.
La depreciación se calculará para cada bien individual y de ello se llevará un registro permanente en kárdex, así como un cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable. Los entes públicos que a la fecha de expedición de la presente Circular Externa estén calculando la depreciación teniendo en cuenta valores globales, deberán adoptar los procedimientos administrativos necesarios para que durante el período contable de 1997 se aplique sobre los valores individuales.
2.2.1 Bienes adquiridos en el transcurso del período contable
Cuando el activo adquirido empiece a utilizarse en el transcurso del período contable, la depreciación será la que corresponda desde esa fecha hasta el 31 de diciembre del período en que se adquirió. Para el período contable siguiente la depreciación se calculará con base en el saldo a 31 de diciembre del año anterior.
2.3 Costo ajustado por inflación
Corresponde al saldo registrado por concepto del costo de adquisición del activo, incluidos los débitos por adiciones y mejoras que hayan aumentado su capacidad o eficiencia operativa, incrementado con el resultado que se obtenga de multiplicar dicho saldo por el factor de ajuste por inflación que corresponda.
2.4 Activos depreciables
Se consideran como tales los bienes tangibles adquiridos por el ente público, a cualquier título, que se encuentren registrados contablemente en alguna de las siguientes cuentas: Edificaciones; Plantas y Ductos; Redes, Líneas y Cables; Maquinaria y Equipo; Equipo Médico y Científico; Muebles, Enseres y Equipo de Oficina; Equipo de Comunicación y Computación; Equipo de Transporte, Tracción y Elevación; Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería.
2.4.1 Características
Los activos depreciables son aquellos que cumplen con las siguientes características:
1. De propiedad del ente público.
2. Adquiridos, a cualquier título, para usarlos en la prestación de servicios o en la producción de bienes, arrendarlos o utilizarlos en la administración del ente público.
3. No están destinados para la venta.
Los bienes que en el momento de su adquisición fueron calificados como devolutivos por el ente público y cuyo costo sea inferior al valor de un salario mínimo mensual vigente o cuya vida útil sea inferior a un año, se depreciarán totalmente durante el período contable en que se pongan en uso.
2.4.2 Bienes usados
La depreciación de los bienes usados se determinará a partir del momento en que se adquieren dichos bienes tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de producción o de servicio de los mismos. Cuando se trate de bienes que estén en uso por el ente público y sobre los cuales, por cualquier circunstancia, no se ha registrado depreciación, esta se calculará depreciación a partir de la expedición de la presente Circular teniendo en cuenta la vida útil y el método que corresponda de acuerdo con la clase de bien que se trate.
Los activos recibidos en cambio, permuta, donación, dación de pago u otra modalidad, serán registrados, por parte del ente público que los adquiere, por su costo de adquisición o, a falta de éste, por un valor determinado mediante avalúo técnico efectuado por peritos conocedores de esa clase de bienes, el cual se tomará como base para calcular y registrar la depreciación. El ente público que los transfiere los registrará por el valor en libros o, a falta de éste, por el valor determinado mediante avalúo técnico.
2.4.3 Bienes retirados del servicio
Cuando un activo depreciable sea retirado del servicio, pero se tiene la intención de seguir utilizándolo en un tiempo no superior a dos meses, se continuará depreciando sin tener en cuenta la interrupción. Si el tiempo excede el período mencionado, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente, con lo cual se reanudará su proceso de depreciación.
Si el activo depreciable es retirado del servicio en forma definitiva, se suspenderá su depreciación en la fecha del retiro. En tal caso se mantendrán los saldos, tanto en la cuenta del activo como en la de depreciación acumulada correspondientes, hasta cuando el respectivo bien sea dado de baja o se disponga de él por cualquiera otra forma, lo cual a su vez conlleva la eliminación del saldo de la depreciación acumulada de dicho bien.
De igual forma se procederá cuando el bien desaparezca o se destruya por situaciones tales como calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito, sin perjuicio de las responsabilides que se deriven de tal situación.
2.4.4 Bienes adquiridos en arrendamiento.
A los activos adquiridos mediante contrato de arrendamiento con opción de compra se les aplicará depreciación como si fueran propios, cuando el plazo del contrato de arrendamiento sea igual o superior a la cuarta parte de los años de vida útil asignada a los activos depreciables a que se refiere la presente Circular. El activo adquirido en arrendamiento deberá registrarse por una suma que equivalga al valor presente de los cánones pactados en el contrato más el valor de la opción de compra, la cual servirá de base para el cálculo de la tasa de depreciación.
Los registros contables correspondientes a la depreciación de los bienes adquiridos en arrendamiento en nada afectan el grupo de Propiedades, planta y equipo, por lo tanto hasta que no se haga uso de la opción de compra pactada figurarán registrados contablemente con débito en el grupo 19-Otros Activos y crédito en la cuenta 230508-Contratos de Leasing o 231006-Contratos de Leasing.
2.4.5 Reparaciones o mantenimiento en activos depreciables
Las erogaciones en las cuales incurra el ente público por concepto de reparaciones o mantenimiento de activos depreciables, deben registrarse en el concepto de Gastos al cual correspondan según las características propias de dicha erogación, teniendo en cuenta que las reparaciones o mantenimiento se efectuan con el fin de renovar o mantener los beneficios futuros que el ente público espera del estándar de comportamiento del activo depreciable más que para aumentar el estándar de funcionamiento.
2.4.6 Mejoras o adiciones en activos depreciables
Los desembolsos en los cuales incurra el ente público con el fin de aumentar la capacidad o eficiencia operativa de los activos depreciables se registrarán como un mayor valor del activo que se trate y afectarán los registros futuros de la depreciación en proporción con la erogación efectuada.
2.5 Vida útil
Corresponde al lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o producción de bienes, no obstante considerar, características o circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acciones de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico. También se considera vida útil el número de unidades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo. En su determinación pueden intervenir factores como el deterioro inherente a la naturaleza del bien, obsolescencia, desgaste físico por utilización acelerada, programas de reparaciones y mantenimiento del activo, limitaciones de carácter legal u otra clase para el uso del bien.
2.5.1 Ajustes a la alícuota de depreciación
La vida útil de un activo depreciable puede ser diferente a su vida física, por lo cual deberá revisarse periódicamente. Cuando se compruebe que la vida útil de un activo es inferior a la estimada inicialmente, debe modificarse la alícuota de depreciación de tal manera que se ajuste a la vida útil real con base en cálculos de reconocido valor técnico.
Si el tiempo de utilización de un activo excede al calculado inicialmente, debe ajustarse la alícuota de depreciación en forma proporcional al tiempo adicional correspondiente, lo cual debe demostrarse plenamente.
2.5.2 Años de vida útil de activos depreciables
En todos los casos, la vida útil de un activo depreciable debe definirse, por parte del ente público, en relación con el servicio esperado del activo. En circunstancias normales se considera como vida útil para los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de Línea recta, Suma de los dígitos de los años o Saldos decrecientes, la siguiente:
ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL
Edificaciones 50
Embalses, represas y canales-Obras civiles 50
Embalses, represas y canales-Obras control 25
Equipos y accesorios de generación, transmisión,distribución,
producción, conducción, tratamiento, etc. 25
Torres, postes y accesorios 25
Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25
Redes, líneas y cables subterraneos y sus accesorios 25
Plantas y ductos 15
Maquinaria y equipo 15
Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15
Equipo médico y científico 10
Muebles, enseres y equipos 10
Equipos de comunicación y accesorios 10
Equipo de transporte, tracción y elevación 10
Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10
Equipos de computación y accesorios 5
2.5.3 Modificación a los años de vida útil
No obstante lo anterior, cuando en un caso particular se considere que la vida útil fijada no corresponda con la realidad, debido a circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los Estados Contables.
2.6 Métodos de depreciación
La depreciación debe determinarse sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta, en todos los casos, aplicar el que mejor refleje el necesario equilibrio entre los servicios recibidos, la vida útil y el costo del activo correspondiente.
El método de depreciación adoptado debe revisarse periódicamente con el fin de ajustarlo a los cambios significativos que llegaren a presentarse en el patrón esperado de beneficios económicos. Debe cambiarse cuando circunstancias especiales lo justifiquen, de acuerdo con los servicios recibidos del activo, caso en el cual el efecto de dicho cambio debe cuantificarse y revelarse en las notas a los estados contables, indicando las razones que lo justificaron.
El método adoptado para cada activo debe aplicarse en forma consistente durante el período, independiente de consideraciones fiscales o de rentabilidad, con el fin de proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones. Son considerados métodos de reconocido valor técnico los siguientes: Línea recta, Número de unidades de producción u Horas de trabajo, Suma de los dígitos de los años y Saldos decrecientes.
2.6.1 Línea recta
Por este método se determina una alícuota periódica constante para registrarla como gasto durante la vida útil del activo. Se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación:
Costo del activo ajustado por inflación
Alícuota periódica = -----------------------------------------------
Vida útil estimada del activo (años )
2.6.2 Número de unidades de producción u horas de trabajo
Se basa en la capacidad de producción estimada del activo, representada en una alícuota de costo por unidad producida o por hora de trabajo. Se utiliza cuando pueden estimarse razonablemente las unidades de producción u horas de trabajo y en esta misma forma la producción real del activo. Igualmente, cuando la utilización o producción varía significativamente de un período a otro, lo que determina que la vida útil del activo está basada más en función de la producción que en el tiempo.
Costo depreciable del activo ajustado por inflación
Tasa unitaria estimada=--------------------------------------------------------------
Unidades de producción u horas de trabajo estimadas
2.6.3 Suma de los dígitos de los años
Se considera como un método de depreciación acelerada y se caracteriza por representar mayor depreciación en los primeros años y menor en los últimos años de vida útil del activo. Para su cálculo se asigna a cada uno de los años de vida útil del activo su dígito correspondiente en forma secuencial, y se determina su suma. El valor a aplicar por concepto de depreciación en cada año se obtiene de dividir el dígito del año entre el valor de la sumatoria de los dígitos de los años y multiplicar el resultado por el costo del activo.
2.6.4 Saldos decrecientes
El método de saldos decrecientes más utilizado es el conocido como “Método doble decreciente”, por el cual la depreciación del primer año equivale al doble de la que se calcularía por el método de línea recta. En cada uno de los años siguientes se aplica el mismo procedimiento, tomando como base el saldo del valor en libros existente a la fecha del cálculo.
Este método tiene la característica de dejar un valor residual al finalizar el lapso de depreciación programado. Si el activo sigue utilizándose después, puede continuarse con su depreciación hasta que, incluso, el saldo en libros quede en cero.
La aplicación de este método es más apropiada en aquellos casos en que la capacidad de producción del activo es mayor al principio de su vida útil y va declinando hacia el final de ésta, o cuando los costos de mantenimiento y reparaciones van aumentando con el tiempo.
2.6.5 Posibilidad de utilizar un método de depreciación diferente
Previa autorización del Contador General de la Nación, el ente público podrá utilizar un método de depreciación diferente a los anteriores, para lo cual deberá presentar una solicitud motivada indicando las características del método que pretende utilizar.
GERENCIE.COM
Para el cálculo de la Depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2
(5*6)/2 = 15
Luego,
5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.
Método de la reducción de saldos
Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.
La formula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar
Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:
1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904
Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000
Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67
Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:
18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22
Así sucesivamente hasta el último año de vida útil
Método de las unidades de producción
Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.
Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.
CONTABILIZAR LAS DEPRECIACIONES
En primer lugar, recordemos que la depreciación tienen como objetivo el reconocer el desgaste sufrido por los activos, por el uso que la empresa hace de estos para poder generar ingresos, renta; por consiguiente, la depreciación se debe reconocer como un gasto.
De otra parte, como la depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo, implica que ese activo pierde valor, de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo.
Luego, tenemos que por un lado, hay un valor que se debe contabilizar como un gasto, y por otro, un valor exactamente igual, que se debe disminuir del valor del activo.
En nuestra contabilidad, la depreciación no se resta directamente del activo, sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo, donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo.
Por ejemplo, la subcuenta para registrar los edificios, es la 151605, y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones, es la 159205.
La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos.
Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20.000.000. Como la vida útil de los vehículos es de 5 años, para determinar la depreciación de un año, tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5:
20.000.000/5 = 4.000.000
Luego, la depreciación será de $4.000.000 por año, valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo.
La contabilización será:
Cuenta Debito Crédito
516035 [Flota y equipo de transporte] 4.000.000
159245 [Flota y quipo de transporte] 4.000.000
En el gasto, dependiendo de la utilización que se haga del activo, la cuenta será la 5160 o la 5260; siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda, gastos operacionales de venta.
DIFERENCIA ENTRE AMORTIZAR Y DEPRECIACION
¿Pero qué diferencia hay entre un concepto y otro?
En realidad no hay mayor diferencia, puesto que el objetivo y hasta las metodologías y procedimientos de los dos, son básicamente iguales. La única diferencia importante a resaltar, es el tipo de activo sobre el que se aplica cada concepto. Mientras la depreciación hace referencia exclusivamente a los activos fijos, la amortización hace referencia a los activos intangibles y a los activos diferidos.
Otra diferencia es que para la depreciación, la ley ha fijado de forma expresa la vida útil de cada uno de ellos, mientras que los intangibles y los activos diferidos, se amortizan según la naturaleza y condiciones de cada uno de ellos, y en por lo general el nivel de amortización se fija según el criterio del comerciante o empresa.
Naturalmente, tanto la depreciación como la amortización se contabilizan como un gasto, pues tienen la misma naturaleza y finalidad.
ACTIVOS DEPRECIABLES A MENOS DE 1 AÑO.
Para el 2009, los activos fijos que tengan un valor igual o inferior a $1.188.000 se pueden depreciar en un año sin considerar su vida útil.
Por definición legal, cada tipo de activo tiene su vida útil que por obligación se debe considerar al depreciar los activos fijos.
En el caso de los vehículos y computadores, la vida útil fue establecida en 5 años. Para la maquinaria y equipo es de 10 años, y para edificios y construcciones es de 20 años.
Pero para el caso de activos de menor valor, la legislación tributaria [que no contable –aunque puede hacerse contablemente también] prevé la posibilidad que los contribuyentes deprecien éstos activos en un solo año.
El valor del activo debe incluir todos los conceptos que le son propios de él, como lo es el Iva en el caso de haberse llevado como mayor valor del activo, que por lo general es así.
El valor máximo del activo que se puede depreciar en un solo año es de 50 Uvt, que en pesos para el 2009 es de $1.188.000.
Es importante no confundir que este valor es el vigente para el 2009, periodo que se declara en el 2010.
Para la el año 2008 que se declara en el 2009, se podían depreciar los activos que tuvieran un valor igual o inferior a $1.103.000
Respecto al método de depreciación a utilizar en este tipo de activos, pues es indiferente debido a que en cualquier caso se deprecia un 100% en sólo año, sin embargo no se debe perder de vista que la empresa debe utilizar el mismo método de depreciación en todos sus activos en un periodo determinado.
Como se anotó al inicio del escrito, la norma que autoriza la depreciación de los activos de menor valor en un solo año, es una norma de fiscal, por lo que en la contabilidad puede perfectamente depreciarse según sea la naturaleza del activo, esto en pro de generar una información lo más ajustada a la realidad.
La utilización de esta figura cuando no son muchos activos, no implica que la realidad económica y financiera de la empresa se afecte significativamente, por lo que puede optarse por depreciar en el mismo periodo tanto contablemente como fiscalmente.
No es conveniente hacerlo contablemente, cuando la mayoría de los activos de la empresa son de este tipo, puesto que implicaría un exceso de gastos para el primer año y defecto de gastos para los siguientes, lo cual, indudablemente que distorsiona los resultados de la empresa.
No es demás hacer claridad que el contribuyente puede o no utilizar esta figura, de modo que cuando no sea lo más conveniente, puede seguir depreciando siguiendo la regla general.
2.1 Concepto
Corresponde a la distribución sistemática del costo ajustado por inflación, de un activo depreciable, en los períodos que conforman su vida útil, de acuerdo con el método de reconocido valor técnico adoptado.
2.2 Registro contable
La depreciación se calculará sobre el 100% del valor del activo ajustado por inflación. La alícuota calculada se debitará a gastos y se acreditará a la cuenta Depreciación Acumulada. Sin embargo, en algunas circunstancias, según la naturaleza de las actividades del ente público podrá debitarse a costos cuando los beneficios económicos esperados en un activo sean absorbidos para producir otros activos.
La depreciación se calculará para cada bien individual y de ello se llevará un registro permanente en kárdex, así como un cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable. Los entes públicos que a la fecha de expedición de la presente Circular Externa estén calculando la depreciación teniendo en cuenta valores globales, deberán adoptar los procedimientos administrativos necesarios para que durante el período contable de 1997 se aplique sobre los valores individuales.
2.2.1 Bienes adquiridos en el transcurso del período contable
Cuando el activo adquirido empiece a utilizarse en el transcurso del período contable, la depreciación será la que corresponda desde esa fecha hasta el 31 de diciembre del período en que se adquirió. Para el período contable siguiente la depreciación se calculará con base en el saldo a 31 de diciembre del año anterior.
2.3 Costo ajustado por inflación
Corresponde al saldo registrado por concepto del costo de adquisición del activo, incluidos los débitos por adiciones y mejoras que hayan aumentado su capacidad o eficiencia operativa, incrementado con el resultado que se obtenga de multiplicar dicho saldo por el factor de ajuste por inflación que corresponda.
2.4 Activos depreciables
Se consideran como tales los bienes tangibles adquiridos por el ente público, a cualquier título, que se encuentren registrados contablemente en alguna de las siguientes cuentas: Edificaciones; Plantas y Ductos; Redes, Líneas y Cables; Maquinaria y Equipo; Equipo Médico y Científico; Muebles, Enseres y Equipo de Oficina; Equipo de Comunicación y Computación; Equipo de Transporte, Tracción y Elevación; Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería.
2.4.1 Características
Los activos depreciables son aquellos que cumplen con las siguientes características:
1. De propiedad del ente público.
2. Adquiridos, a cualquier título, para usarlos en la prestación de servicios o en la producción de bienes, arrendarlos o utilizarlos en la administración del ente público.
3. No están destinados para la venta.
Los bienes que en el momento de su adquisición fueron calificados como devolutivos por el ente público y cuyo costo sea inferior al valor de un salario mínimo mensual vigente o cuya vida útil sea inferior a un año, se depreciarán totalmente durante el período contable en que se pongan en uso.
2.4.2 Bienes usados
La depreciación de los bienes usados se determinará a partir del momento en que se adquieren dichos bienes tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de producción o de servicio de los mismos. Cuando se trate de bienes que estén en uso por el ente público y sobre los cuales, por cualquier circunstancia, no se ha registrado depreciación, esta se calculará depreciación a partir de la expedición de la presente Circular teniendo en cuenta la vida útil y el método que corresponda de acuerdo con la clase de bien que se trate.
Los activos recibidos en cambio, permuta, donación, dación de pago u otra modalidad, serán registrados, por parte del ente público que los adquiere, por su costo de adquisición o, a falta de éste, por un valor determinado mediante avalúo técnico efectuado por peritos conocedores de esa clase de bienes, el cual se tomará como base para calcular y registrar la depreciación. El ente público que los transfiere los registrará por el valor en libros o, a falta de éste, por el valor determinado mediante avalúo técnico.
2.4.3 Bienes retirados del servicio
Cuando un activo depreciable sea retirado del servicio, pero se tiene la intención de seguir utilizándolo en un tiempo no superior a dos meses, se continuará depreciando sin tener en cuenta la interrupción. Si el tiempo excede el período mencionado, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente, con lo cual se reanudará su proceso de depreciación.
Si el activo depreciable es retirado del servicio en forma definitiva, se suspenderá su depreciación en la fecha del retiro. En tal caso se mantendrán los saldos, tanto en la cuenta del activo como en la de depreciación acumulada correspondientes, hasta cuando el respectivo bien sea dado de baja o se disponga de él por cualquiera otra forma, lo cual a su vez conlleva la eliminación del saldo de la depreciación acumulada de dicho bien.
De igual forma se procederá cuando el bien desaparezca o se destruya por situaciones tales como calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito, sin perjuicio de las responsabilides que se deriven de tal situación.
2.4.4 Bienes adquiridos en arrendamiento.
A los activos adquiridos mediante contrato de arrendamiento con opción de compra se les aplicará depreciación como si fueran propios, cuando el plazo del contrato de arrendamiento sea igual o superior a la cuarta parte de los años de vida útil asignada a los activos depreciables a que se refiere la presente Circular. El activo adquirido en arrendamiento deberá registrarse por una suma que equivalga al valor presente de los cánones pactados en el contrato más el valor de la opción de compra, la cual servirá de base para el cálculo de la tasa de depreciación.
Los registros contables correspondientes a la depreciación de los bienes adquiridos en arrendamiento en nada afectan el grupo de Propiedades, planta y equipo, por lo tanto hasta que no se haga uso de la opción de compra pactada figurarán registrados contablemente con débito en el grupo 19-Otros Activos y crédito en la cuenta 230508-Contratos de Leasing o 231006-Contratos de Leasing.
2.4.5 Reparaciones o mantenimiento en activos depreciables
Las erogaciones en las cuales incurra el ente público por concepto de reparaciones o mantenimiento de activos depreciables, deben registrarse en el concepto de Gastos al cual correspondan según las características propias de dicha erogación, teniendo en cuenta que las reparaciones o mantenimiento se efectuan con el fin de renovar o mantener los beneficios futuros que el ente público espera del estándar de comportamiento del activo depreciable más que para aumentar el estándar de funcionamiento.
2.4.6 Mejoras o adiciones en activos depreciables
Los desembolsos en los cuales incurra el ente público con el fin de aumentar la capacidad o eficiencia operativa de los activos depreciables se registrarán como un mayor valor del activo que se trate y afectarán los registros futuros de la depreciación en proporción con la erogación efectuada.
2.5 Vida útil
Corresponde al lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o producción de bienes, no obstante considerar, características o circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acciones de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico. También se considera vida útil el número de unidades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo. En su determinación pueden intervenir factores como el deterioro inherente a la naturaleza del bien, obsolescencia, desgaste físico por utilización acelerada, programas de reparaciones y mantenimiento del activo, limitaciones de carácter legal u otra clase para el uso del bien.
2.5.1 Ajustes a la alícuota de depreciación
La vida útil de un activo depreciable puede ser diferente a su vida física, por lo cual deberá revisarse periódicamente. Cuando se compruebe que la vida útil de un activo es inferior a la estimada inicialmente, debe modificarse la alícuota de depreciación de tal manera que se ajuste a la vida útil real con base en cálculos de reconocido valor técnico.
Si el tiempo de utilización de un activo excede al calculado inicialmente, debe ajustarse la alícuota de depreciación en forma proporcional al tiempo adicional correspondiente, lo cual debe demostrarse plenamente.
2.5.2 Años de vida útil de activos depreciables
En todos los casos, la vida útil de un activo depreciable debe definirse, por parte del ente público, en relación con el servicio esperado del activo. En circunstancias normales se considera como vida útil para los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de Línea recta, Suma de los dígitos de los años o Saldos decrecientes, la siguiente:
ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL
Edificaciones 50
Embalses, represas y canales-Obras civiles 50
Embalses, represas y canales-Obras control 25
Equipos y accesorios de generación, transmisión,distribución,
producción, conducción, tratamiento, etc. 25
Torres, postes y accesorios 25
Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25
Redes, líneas y cables subterraneos y sus accesorios 25
Plantas y ductos 15
Maquinaria y equipo 15
Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15
Equipo médico y científico 10
Muebles, enseres y equipos 10
Equipos de comunicación y accesorios 10
Equipo de transporte, tracción y elevación 10
Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10
Equipos de computación y accesorios 5
2.5.3 Modificación a los años de vida útil
No obstante lo anterior, cuando en un caso particular se considere que la vida útil fijada no corresponda con la realidad, debido a circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los Estados Contables.
2.6 Métodos de depreciación
La depreciación debe determinarse sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta, en todos los casos, aplicar el que mejor refleje el necesario equilibrio entre los servicios recibidos, la vida útil y el costo del activo correspondiente.
El método de depreciación adoptado debe revisarse periódicamente con el fin de ajustarlo a los cambios significativos que llegaren a presentarse en el patrón esperado de beneficios económicos. Debe cambiarse cuando circunstancias especiales lo justifiquen, de acuerdo con los servicios recibidos del activo, caso en el cual el efecto de dicho cambio debe cuantificarse y revelarse en las notas a los estados contables, indicando las razones que lo justificaron.
El método adoptado para cada activo debe aplicarse en forma consistente durante el período, independiente de consideraciones fiscales o de rentabilidad, con el fin de proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones. Son considerados métodos de reconocido valor técnico los siguientes: Línea recta, Número de unidades de producción u Horas de trabajo, Suma de los dígitos de los años y Saldos decrecientes.
2.6.1 Línea recta
Por este método se determina una alícuota periódica constante para registrarla como gasto durante la vida útil del activo. Se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación:
Costo del activo ajustado por inflación
Alícuota periódica = -----------------------------------------------
Vida útil estimada del activo (años )
2.6.2 Número de unidades de producción u horas de trabajo
Se basa en la capacidad de producción estimada del activo, representada en una alícuota de costo por unidad producida o por hora de trabajo. Se utiliza cuando pueden estimarse razonablemente las unidades de producción u horas de trabajo y en esta misma forma la producción real del activo. Igualmente, cuando la utilización o producción varía significativamente de un período a otro, lo que determina que la vida útil del activo está basada más en función de la producción que en el tiempo.
Costo depreciable del activo ajustado por inflación
Tasa unitaria estimada=--------------------------------------------------------------
Unidades de producción u horas de trabajo estimadas
2.6.3 Suma de los dígitos de los años
Se considera como un método de depreciación acelerada y se caracteriza por representar mayor depreciación en los primeros años y menor en los últimos años de vida útil del activo. Para su cálculo se asigna a cada uno de los años de vida útil del activo su dígito correspondiente en forma secuencial, y se determina su suma. El valor a aplicar por concepto de depreciación en cada año se obtiene de dividir el dígito del año entre el valor de la sumatoria de los dígitos de los años y multiplicar el resultado por el costo del activo.
2.6.4 Saldos decrecientes
El método de saldos decrecientes más utilizado es el conocido como “Método doble decreciente”, por el cual la depreciación del primer año equivale al doble de la que se calcularía por el método de línea recta. En cada uno de los años siguientes se aplica el mismo procedimiento, tomando como base el saldo del valor en libros existente a la fecha del cálculo.
Este método tiene la característica de dejar un valor residual al finalizar el lapso de depreciación programado. Si el activo sigue utilizándose después, puede continuarse con su depreciación hasta que, incluso, el saldo en libros quede en cero.
La aplicación de este método es más apropiada en aquellos casos en que la capacidad de producción del activo es mayor al principio de su vida útil y va declinando hacia el final de ésta, o cuando los costos de mantenimiento y reparaciones van aumentando con el tiempo.
2.6.5 Posibilidad de utilizar un método de depreciación diferente
Previa autorización del Contador General de la Nación, el ente público podrá utilizar un método de depreciación diferente a los anteriores, para lo cual deberá presentar una solicitud motivada indicando las características del método que pretende utilizar.
GERENCIE.COM
Para el cálculo de la Depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2
(5*6)/2 = 15
Luego,
5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.
Método de la reducción de saldos
Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.
La formula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar
Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:
1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904
Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000
Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67
Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:
18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22
Así sucesivamente hasta el último año de vida útil
Método de las unidades de producción
Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.
Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.
CONTABILIZAR LAS DEPRECIACIONES
En primer lugar, recordemos que la depreciación tienen como objetivo el reconocer el desgaste sufrido por los activos, por el uso que la empresa hace de estos para poder generar ingresos, renta; por consiguiente, la depreciación se debe reconocer como un gasto.
De otra parte, como la depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo, implica que ese activo pierde valor, de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo.
Luego, tenemos que por un lado, hay un valor que se debe contabilizar como un gasto, y por otro, un valor exactamente igual, que se debe disminuir del valor del activo.
En nuestra contabilidad, la depreciación no se resta directamente del activo, sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo, donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo.
Por ejemplo, la subcuenta para registrar los edificios, es la 151605, y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones, es la 159205.
La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos.
Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20.000.000. Como la vida útil de los vehículos es de 5 años, para determinar la depreciación de un año, tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5:
20.000.000/5 = 4.000.000
Luego, la depreciación será de $4.000.000 por año, valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo.
La contabilización será:
Cuenta Debito Crédito
516035 [Flota y equipo de transporte] 4.000.000
159245 [Flota y quipo de transporte] 4.000.000
En el gasto, dependiendo de la utilización que se haga del activo, la cuenta será la 5160 o la 5260; siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda, gastos operacionales de venta.
DIFERENCIA ENTRE AMORTIZAR Y DEPRECIACION
¿Pero qué diferencia hay entre un concepto y otro?
En realidad no hay mayor diferencia, puesto que el objetivo y hasta las metodologías y procedimientos de los dos, son básicamente iguales. La única diferencia importante a resaltar, es el tipo de activo sobre el que se aplica cada concepto. Mientras la depreciación hace referencia exclusivamente a los activos fijos, la amortización hace referencia a los activos intangibles y a los activos diferidos.
Otra diferencia es que para la depreciación, la ley ha fijado de forma expresa la vida útil de cada uno de ellos, mientras que los intangibles y los activos diferidos, se amortizan según la naturaleza y condiciones de cada uno de ellos, y en por lo general el nivel de amortización se fija según el criterio del comerciante o empresa.
Naturalmente, tanto la depreciación como la amortización se contabilizan como un gasto, pues tienen la misma naturaleza y finalidad.
ACTIVOS DEPRECIABLES A MENOS DE 1 AÑO.
Para el 2009, los activos fijos que tengan un valor igual o inferior a $1.188.000 se pueden depreciar en un año sin considerar su vida útil.
Por definición legal, cada tipo de activo tiene su vida útil que por obligación se debe considerar al depreciar los activos fijos.
En el caso de los vehículos y computadores, la vida útil fue establecida en 5 años. Para la maquinaria y equipo es de 10 años, y para edificios y construcciones es de 20 años.
Pero para el caso de activos de menor valor, la legislación tributaria [que no contable –aunque puede hacerse contablemente también] prevé la posibilidad que los contribuyentes deprecien éstos activos en un solo año.
El valor del activo debe incluir todos los conceptos que le son propios de él, como lo es el Iva en el caso de haberse llevado como mayor valor del activo, que por lo general es así.
El valor máximo del activo que se puede depreciar en un solo año es de 50 Uvt, que en pesos para el 2009 es de $1.188.000.
Es importante no confundir que este valor es el vigente para el 2009, periodo que se declara en el 2010.
Para la el año 2008 que se declara en el 2009, se podían depreciar los activos que tuvieran un valor igual o inferior a $1.103.000
Respecto al método de depreciación a utilizar en este tipo de activos, pues es indiferente debido a que en cualquier caso se deprecia un 100% en sólo año, sin embargo no se debe perder de vista que la empresa debe utilizar el mismo método de depreciación en todos sus activos en un periodo determinado.
Como se anotó al inicio del escrito, la norma que autoriza la depreciación de los activos de menor valor en un solo año, es una norma de fiscal, por lo que en la contabilidad puede perfectamente depreciarse según sea la naturaleza del activo, esto en pro de generar una información lo más ajustada a la realidad.
La utilización de esta figura cuando no son muchos activos, no implica que la realidad económica y financiera de la empresa se afecte significativamente, por lo que puede optarse por depreciar en el mismo periodo tanto contablemente como fiscalmente.
No es conveniente hacerlo contablemente, cuando la mayoría de los activos de la empresa son de este tipo, puesto que implicaría un exceso de gastos para el primer año y defecto de gastos para los siguientes, lo cual, indudablemente que distorsiona los resultados de la empresa.
No es demás hacer claridad que el contribuyente puede o no utilizar esta figura, de modo que cuando no sea lo más conveniente, puede seguir depreciando siguiendo la regla general.
jueves, 15 de octubre de 2009
conciliaciones bancarias
Conciliación bancaria
Al finalizar cada mes, los bancos envían a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan todas las operaciones realizadas durante el período mensual.
La conciliación bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificación de los valores y registro tanto en libros como en el extracto:
1. Para la elaboración de la conciliación bancaria, debe tener los siguientes elementos.
CONCILIACIÓN ANTERIOR LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
EXTRACTO BANCARIO
CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que fueron cobrados en el banco en el presente mes, remeses en tránsito que también pueden aparecer en el extracto.
2. El proceso de verificación es para encontrar las siguientes situaciones:
Conceptos Libro Extracto
Giro de cheques a la vista x x Coinciden
Consignaciones bancarias x x Coinciden
Giro cheques posfechados x Cheques en mano
Consignación nacional x Remesas tránsito
Consignación local cheques x Remesas tránsito
Rendimientos bancarios x Ingresos financieros
Chequeras x Gastos financieros
Préstamos bancarios x Préstamos
Servicio de la deuda interés x Gastos financieros
Servicio de la deuda cuota x Pago obligaciones
Comisiones bancarias x Gastos
Cuota de manejo x Gastos
Cheques devueltos x Cuentas por cobrar
Impuesto del 4%0 x Gastos
• Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operación de ajuste.
• Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto.
• Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o han sido presentados para su pago. Esta situación se presenta en la conciliación disminuyendo el saldo del libro.
• Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han sido efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en tránsito.
• Los rendimientos bancarios como están registrados por el banco en Nota Crédito por los conceptos de CDT, Devolución de intereses, rendimientos de fondos de inversión no están contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste,
• Los gastos vienen soportados por notas débito bancarias por concepto de chequeras, intereses por préstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos.
• Los ingresos varios soportados por nota crédito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos.
• Cualquier otra diferencia que contenga de más el extracto o viceversa, son objeto de ajuste contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado.
Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran ajustes contables mediante notas de contabilidad en el período contable en que se detectan porque se busca la objetividad de la información.
La conciliación del período anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados, los cuales no aparecen en el libro auxiliar:
• En la conciliación anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirán para la siguiente conciliación.
• Las remesas en tránsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del extracto.
Con el uso del programa de contabilidad se tendrá la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario.
Clases de conciliaciones
Existen dos clases de conciliación más comunes: individual y la conjunta, las cuales requieren para su elaboración del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliación anterior.
Con el extracto bancario de Bancafé y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la conciliación individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.
BANCO COLOMBIA
NEIVA PAG. 1
CUENTA NO CLINICA DE MOTOS
Cra. 9 5-92
077-05500-3
Neiva, ZONA POSTAL
077-05500-3
EXTRACTO EN
NOV/30/2007
Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la contraloría del banco: apartado aéreo 241609, Bogotá.
CHEQUES CHEQUES CONSIGNA
CIONES DIA SALDO
No Valor No Valor
Saldo a oct.31/07 1.200.000
5.000.000 01 6.200.000
6239 2.000.000 3.000.000 05 7.200.000
2.000.000 10 9.200.000
CR-TC 3.000 CB 3.000.000 15 12.197.000
6240 4.197.000 15 8.000.000
CB 1.000.000 22 9.000.000
6241 3.000.000 22 6.000.000
CR-TC 6.000 25 5.994.000
6242 3.500.000 30 2.494.000
CREDITOS:
6 12.706.000 DÉBITOS:
5 14.000.000 PROMEDIO:
2.447.000
CR-TC Tarjeta de crédito. CD Cheque devuelto. CB Credibanco.
El estudiante debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las especificaciones y convenciones de cada transacción.
El procedimiento de la conciliación es comparar los débitos y los créditos del extracto con los débitos y créditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o señalar los datos concordantes:
1110 Bancos
111005 Moneda nacional
11100505 Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3
2006 DÉBITOS: CRÉDITOS: SALDOS:
01-11
01-11
05-11
05-11
10-11
15-11
15-11
22-11
22-11
30-11
30-11 Saldo Inicial
Consignación
Ch 6239 Julio Celis
Consignación
Consignación
Ch 6240 Pedro Martínez
Consignación
Ch 6241 Fernando A Fierro
Consignación
Ch 6242 Nómina Noviembre
Ch 6243 Reembolso caja menor
5.000.000
3.000.000
2.000.000
3.000.000
1.000.000
2.000.000
4.197.000
3.000.000
3.500.000
300.000 1.200.000
6.200.000
4.200.000
7.200.000
9.200.000
5.003.000
8.003.000
5.003.000
6.003.000
2.503.000
2.203.000
Saldo que pasan: 14.000.000 12.997.000
Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.
El método consiste en observar las operaciones que realizó el banco y las operaciones que registró la empresa durante el ejercicio y otras que habían sido contabilizadas en el anterior período que se observan en la conciliación anterior, para llevar las diferencias en la conciliación bancaria, en notas de contabilidad, luego al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros libros principales.
La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario.
CLÍNICA DE MOTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGÚN EXTRACTO 30/11/04
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR
$2.2003.000 $2.494.000
(+) Cheques en mano:
Cheque 6243 Martha Pérez
(- ) Notas débito Bancarias:
Retenciones en la fuente
300.000
(9.000)
SUMAS IGUALES: $2.494.000 $2.494.000
Conciliación conjunta: como su nombre lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque de todas maneras se realizarán en el ejercicio económico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.
CLÍNICA DE MOTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGÚN EXTRACTO 30/11/04
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR
$2.203.000 $2.494.000
(+) Cheques en mano:
Cheque 6243 Martha Pérez
(- ) Notas débito Bancarias:
Retenciones en la fuente
(9.000)
300.000
SUMAS IGUALES: $2.194.000 $2.194.000
Los valores conciliados en este caso son solamente las notas débito bancaria que son objeto de ajuste al libro auxiliar de bancos, porque los valores dejados de contabilizar por el banco se ejecutarán en el siguiente mes, y serán objeto de seguimiento hasta que se cumpla la transacción.
21. Gastos chequera: si por alguna razón se olvido registrar el valor de la chequera por el valor de $150.000 se procede en consecuencia:
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530505 Gastos bancarios 150.000
111005 Moneda nacional 150.000
Registra el gasto por concepto de chequeras
22. Comisiones bancarias: se pueden dar por múltiples conceptos, por consignaciones de otras plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta $20.000.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias
23. Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo: chequera, tarjeta débito para los directores, tarjetas crédito, etc., estos servicios tienen una cuota de manejo, que se lleva a las cuentas:
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de manejo de cuota
24. Cheques devueltos: si el banco devolvió un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de tal situación se debe generar el siguiente registro de ajuste.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de cheques devueltos
25. Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
111005 Moneda nacional 50.000
421005 Intereses 20.000
421045 Descuentos bancarios 30.000
Registra el ingreso por concepto de intereses y descuentos bancarios
26. Servicio de la deuda: es posible que el banco descontó de la cuenta el servicio de la deuda compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de intereses, en este caso se registra.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
210510 Pagarés 1.250.000
530505 Financieros 200.000
111005 Moneda nacional 1.450.000
Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses
27. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular resultaron las retenciones en la fuente hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crédito por la suma de $9.000 ($3.000+6.000) y que no habían sido tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el banco no había registrado un cheque porque no había sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El único ajuste contable que resulta de esta conciliación es la nota de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por concepto de credibancos.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530505 Gastos bancarios 9.000
111005 Moneda nacional 9.000
Registra pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta
28. Impuesto del 4 por 1000: en Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se implementó el impuesto del 3X1000 y ahora se aplica el 4×1000 por cada retiro que se haga de las cuentas bancarias: ahorros, tarjeta débito o cuenta corriente. El valor inicialmente se consideró como una contribución, pero el legislador le dio carácter de impuesto agregándose a la carga tributaria del impuesto de renta.
El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la cuenta 521595 Otros: Contribuciones. Ejemplo por retiros de $200.000.000 durante el mes genera un impuesto de $800.000.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
521595 Contribuciones 800.000
111005 Moneda nacional 800.000
Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente
¿Qué valores se suma y se restan en la conciliación? los valores que se suman o restan de los saldos, depende de la metodología de conciliación:
Conciliación individual
Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario
Se suman:
Cheques en mano
Notas crédito bancario
Se restan:
Consignaciones en tránsito
Notas débito bancario
Conciliación conjunta
Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario
Se suman: Se suman:
Notas crédito bancario Consignaciones en tránsito
Se restan: Se restan:
Notas débito bancario Cheques en mano
Al finalizar cada mes, los bancos envían a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan todas las operaciones realizadas durante el período mensual.
La conciliación bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificación de los valores y registro tanto en libros como en el extracto:
1. Para la elaboración de la conciliación bancaria, debe tener los siguientes elementos.
CONCILIACIÓN ANTERIOR LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
EXTRACTO BANCARIO
CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que fueron cobrados en el banco en el presente mes, remeses en tránsito que también pueden aparecer en el extracto.
2. El proceso de verificación es para encontrar las siguientes situaciones:
Conceptos Libro Extracto
Giro de cheques a la vista x x Coinciden
Consignaciones bancarias x x Coinciden
Giro cheques posfechados x Cheques en mano
Consignación nacional x Remesas tránsito
Consignación local cheques x Remesas tránsito
Rendimientos bancarios x Ingresos financieros
Chequeras x Gastos financieros
Préstamos bancarios x Préstamos
Servicio de la deuda interés x Gastos financieros
Servicio de la deuda cuota x Pago obligaciones
Comisiones bancarias x Gastos
Cuota de manejo x Gastos
Cheques devueltos x Cuentas por cobrar
Impuesto del 4%0 x Gastos
• Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operación de ajuste.
• Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto.
• Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o han sido presentados para su pago. Esta situación se presenta en la conciliación disminuyendo el saldo del libro.
• Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han sido efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en tránsito.
• Los rendimientos bancarios como están registrados por el banco en Nota Crédito por los conceptos de CDT, Devolución de intereses, rendimientos de fondos de inversión no están contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste,
• Los gastos vienen soportados por notas débito bancarias por concepto de chequeras, intereses por préstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos.
• Los ingresos varios soportados por nota crédito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos.
• Cualquier otra diferencia que contenga de más el extracto o viceversa, son objeto de ajuste contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado.
Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran ajustes contables mediante notas de contabilidad en el período contable en que se detectan porque se busca la objetividad de la información.
La conciliación del período anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados, los cuales no aparecen en el libro auxiliar:
• En la conciliación anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirán para la siguiente conciliación.
• Las remesas en tránsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del extracto.
Con el uso del programa de contabilidad se tendrá la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario.
Clases de conciliaciones
Existen dos clases de conciliación más comunes: individual y la conjunta, las cuales requieren para su elaboración del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliación anterior.
Con el extracto bancario de Bancafé y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la conciliación individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.
BANCO COLOMBIA
NEIVA PAG. 1
CUENTA NO CLINICA DE MOTOS
Cra. 9 5-92
077-05500-3
Neiva, ZONA POSTAL
077-05500-3
EXTRACTO EN
NOV/30/2007
Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la contraloría del banco: apartado aéreo 241609, Bogotá.
CHEQUES CHEQUES CONSIGNA
CIONES DIA SALDO
No Valor No Valor
Saldo a oct.31/07 1.200.000
5.000.000 01 6.200.000
6239 2.000.000 3.000.000 05 7.200.000
2.000.000 10 9.200.000
CR-TC 3.000 CB 3.000.000 15 12.197.000
6240 4.197.000 15 8.000.000
CB 1.000.000 22 9.000.000
6241 3.000.000 22 6.000.000
CR-TC 6.000 25 5.994.000
6242 3.500.000 30 2.494.000
CREDITOS:
6 12.706.000 DÉBITOS:
5 14.000.000 PROMEDIO:
2.447.000
CR-TC Tarjeta de crédito. CD Cheque devuelto. CB Credibanco.
El estudiante debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las especificaciones y convenciones de cada transacción.
El procedimiento de la conciliación es comparar los débitos y los créditos del extracto con los débitos y créditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o señalar los datos concordantes:
1110 Bancos
111005 Moneda nacional
11100505 Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3
2006 DÉBITOS: CRÉDITOS: SALDOS:
01-11
01-11
05-11
05-11
10-11
15-11
15-11
22-11
22-11
30-11
30-11 Saldo Inicial
Consignación
Ch 6239 Julio Celis
Consignación
Consignación
Ch 6240 Pedro Martínez
Consignación
Ch 6241 Fernando A Fierro
Consignación
Ch 6242 Nómina Noviembre
Ch 6243 Reembolso caja menor
5.000.000
3.000.000
2.000.000
3.000.000
1.000.000
2.000.000
4.197.000
3.000.000
3.500.000
300.000 1.200.000
6.200.000
4.200.000
7.200.000
9.200.000
5.003.000
8.003.000
5.003.000
6.003.000
2.503.000
2.203.000
Saldo que pasan: 14.000.000 12.997.000
Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.
El método consiste en observar las operaciones que realizó el banco y las operaciones que registró la empresa durante el ejercicio y otras que habían sido contabilizadas en el anterior período que se observan en la conciliación anterior, para llevar las diferencias en la conciliación bancaria, en notas de contabilidad, luego al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros libros principales.
La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario.
CLÍNICA DE MOTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGÚN EXTRACTO 30/11/04
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR
$2.2003.000 $2.494.000
(+) Cheques en mano:
Cheque 6243 Martha Pérez
(- ) Notas débito Bancarias:
Retenciones en la fuente
300.000
(9.000)
SUMAS IGUALES: $2.494.000 $2.494.000
Conciliación conjunta: como su nombre lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque de todas maneras se realizarán en el ejercicio económico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.
CLÍNICA DE MOTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGÚN EXTRACTO 30/11/04
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR
$2.203.000 $2.494.000
(+) Cheques en mano:
Cheque 6243 Martha Pérez
(- ) Notas débito Bancarias:
Retenciones en la fuente
(9.000)
300.000
SUMAS IGUALES: $2.194.000 $2.194.000
Los valores conciliados en este caso son solamente las notas débito bancaria que son objeto de ajuste al libro auxiliar de bancos, porque los valores dejados de contabilizar por el banco se ejecutarán en el siguiente mes, y serán objeto de seguimiento hasta que se cumpla la transacción.
21. Gastos chequera: si por alguna razón se olvido registrar el valor de la chequera por el valor de $150.000 se procede en consecuencia:
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530505 Gastos bancarios 150.000
111005 Moneda nacional 150.000
Registra el gasto por concepto de chequeras
22. Comisiones bancarias: se pueden dar por múltiples conceptos, por consignaciones de otras plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta $20.000.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias
23. Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo: chequera, tarjeta débito para los directores, tarjetas crédito, etc., estos servicios tienen una cuota de manejo, que se lleva a las cuentas:
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de manejo de cuota
24. Cheques devueltos: si el banco devolvió un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de tal situación se debe generar el siguiente registro de ajuste.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de cheques devueltos
25. Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
111005 Moneda nacional 50.000
421005 Intereses 20.000
421045 Descuentos bancarios 30.000
Registra el ingreso por concepto de intereses y descuentos bancarios
26. Servicio de la deuda: es posible que el banco descontó de la cuenta el servicio de la deuda compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de intereses, en este caso se registra.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
210510 Pagarés 1.250.000
530505 Financieros 200.000
111005 Moneda nacional 1.450.000
Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses
27. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular resultaron las retenciones en la fuente hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crédito por la suma de $9.000 ($3.000+6.000) y que no habían sido tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el banco no había registrado un cheque porque no había sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El único ajuste contable que resulta de esta conciliación es la nota de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por concepto de credibancos.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
530505 Gastos bancarios 9.000
111005 Moneda nacional 9.000
Registra pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta
28. Impuesto del 4 por 1000: en Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se implementó el impuesto del 3X1000 y ahora se aplica el 4×1000 por cada retiro que se haga de las cuentas bancarias: ahorros, tarjeta débito o cuenta corriente. El valor inicialmente se consideró como una contribución, pero el legislador le dio carácter de impuesto agregándose a la carga tributaria del impuesto de renta.
El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la cuenta 521595 Otros: Contribuciones. Ejemplo por retiros de $200.000.000 durante el mes genera un impuesto de $800.000.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
521595 Contribuciones 800.000
111005 Moneda nacional 800.000
Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente
¿Qué valores se suma y se restan en la conciliación? los valores que se suman o restan de los saldos, depende de la metodología de conciliación:
Conciliación individual
Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario
Se suman:
Cheques en mano
Notas crédito bancario
Se restan:
Consignaciones en tránsito
Notas débito bancario
Conciliación conjunta
Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario
Se suman: Se suman:
Notas crédito bancario Consignaciones en tránsito
Se restan: Se restan:
Notas débito bancario Cheques en mano
miércoles, 16 de septiembre de 2009
MACROS Y BASE DE DATOS
MACROS
Las operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel para Windows las podemos automatizar, de manera que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para la simplificación de tareas.
Excel es un programa muy potente, pero la mayoría de las personas lo maneja de una forma muy básica, Excel cuenta con un lenguaje de programación llamado Visual Basic, y permite hacer o resolver los problemas de forma más rápida y sencilla, este curso es de un nivel alto, pero es fácil de aprender ya que se manejaran términos sencillos.
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, un botón o manualmente.
Por ejemplo, si repetidamente se emplea una serie de pasos como: Cambiar el Tamaño de Fuente o Tamaño de la letra, poner Negrita, cambiar la Fuente o Tipo de letra y el Color de Fuente o Color de Letra, para no estar repitiendo estos pasos se pueden almacenar en una macro y se ejecutara la macro las veces que se desee.
En resumen una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.
Para esto Excel para Windows cuenta con dos herramientas básicas: las macros y los módulos. En esta sección se revisarán las macros.
Para explicar lo que es una macro, vamos a hacer una analogía entre un micrófono y una cinta con la computadora y la grabadora de macros.
Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro.
Para grabar una macro seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú Grabar nueva macro.
COMO GRABAR UNA NUEVA MACRO
1. Para grabar una macro se necesita tener un rango de datos para ejecutar una macro.
2. Para grabar una macro se necesita que la ficha programador este activada.
3. Para activar la ficha programador, ir al icono de office, le damos click en opciones de Excel, Aparece una ventana y allí activamos la ficha programador, la seleccionamos y aceptar, y nos aparece la ficha con su menú de herramientas.
4. Vamos al icono grabar macro.
5. Aparece un cuadro donde nos pide el nombre de la macro, colocamos un nombre donde nos identifique la macro, también nos pide escribir un método abreviado (Ej: Ctrl+shif+x); luego guardar macro en: Libro existente, Libro Nuevo, o en un libro diseñado para grabar macros, por ultimo debemos dar una descripción, como especificar que procesos vas a realizar.
6. El icono de grabar macro cambia a detener grabación, por lo tanto Excel empieza a grabar todos los procesos que realicemos en nuestro archivo.
7. Empezamos a realizar los cambios que desee a nuestro archivo (Tamaño de letra, fuente, color, color de relleno etc.)
8. Luego vamos a la ficha programador, damos click en detener grabación.
9. Luego deshacemos los cambios con el fin de ejecutar nuestra macro.
Las macros se realizan en un código de programación Visual Basic Script.
En la ficha programador, damos click en el icono visual basic.
Nos aparece un entorno de desarrollo al lado izquierdo de la pantalla.
Vamos a la carpeta módulos, damos doble click sobre modulo 1, y nos aparece al lado derecho todo el código que se genero a partir de los procesos que grabamos en nuestra macro.
Nota: Si se tiene conocimiento de programación se puede modificar los códigos de la macro.
Para ver nuestra nueva macro
Damos click en el icono macros.
Aparece una ventana con las macros grabadas, seleccionamos la nueva macro que grabamos, luego ejecutar ò podemos activar nuestra macro con el método abreviado (Ej: Ctrl+shif+x), observamos los cambios o procesos efectuados.
BASES DE DATOS
2.1. Concepto
Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de información. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos)
Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varía según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de campos).
El programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor de base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach, parados, u Oracle.
Características
- Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.
- Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios.
- Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos.
- Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.
- Permite realizar un listado de la base de datos.
- Permiten la programación a usuarios avanzados.
Introducción de datos
En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:
- Vídeo: secuencias de imágenes.
- Gráficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.
- Sonido: archivos de audio.
- Lógicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.
- Numéricos.
- Alfanuméricos.
Funcionalidades
Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de base de datos son las siguientes:
a. API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
b. Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos Sistemas gestores de bases de datos.
c. Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar búsquedas y consultas en la base de datos.
d. Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, para establecer parámetros personalizados.
GRAFICOS DINAMICOS Y ESTADISTICOS
En estadística denominamos gráficos a aquellas imágenes que, combinando la utilización De sombreado, colores, puntos, líneas, símbolos, números, texto y un sistema De referencia (coordenadas), permiten presentar información cuantitativa.
La utilidad De los gráficos es doble, ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas, sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos, siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información, sino también para analizarla.
En este trabajo solo nos vamos a centrar únicamente en los gráficos como vehículo de presentación de datos, sin abordar su otra faceta como herramienta de análisis.
Gráficos Dinamicos
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.
Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando sus campos y elementos
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
Sugerencias para gráficos Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para gráfico que contiene la palabra Leyenda.
Gráficos Estadísticos
Los gráficos son medios popularizados y a menudo los más convenientes para presentar datos, se emplean para tener una representación visual de la totalidad de la información. Los gráficos estadísticos presentan los datos en forma de dibujo de tal modo que se pueda percibir fácilmente los hechos esenciales y compararlos con otros.
Tipos de gráficos estadísticos
• Barras
• Líneas
• Circulares
• Áreas
• Cartogramas
• Mixtos
• Histogramas
Otros
• Disperso grama
• Pictogramas
Las operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel para Windows las podemos automatizar, de manera que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para la simplificación de tareas.
Excel es un programa muy potente, pero la mayoría de las personas lo maneja de una forma muy básica, Excel cuenta con un lenguaje de programación llamado Visual Basic, y permite hacer o resolver los problemas de forma más rápida y sencilla, este curso es de un nivel alto, pero es fácil de aprender ya que se manejaran términos sencillos.
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, un botón o manualmente.
Por ejemplo, si repetidamente se emplea una serie de pasos como: Cambiar el Tamaño de Fuente o Tamaño de la letra, poner Negrita, cambiar la Fuente o Tipo de letra y el Color de Fuente o Color de Letra, para no estar repitiendo estos pasos se pueden almacenar en una macro y se ejecutara la macro las veces que se desee.
En resumen una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.
Para esto Excel para Windows cuenta con dos herramientas básicas: las macros y los módulos. En esta sección se revisarán las macros.
Para explicar lo que es una macro, vamos a hacer una analogía entre un micrófono y una cinta con la computadora y la grabadora de macros.
Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro.
Para grabar una macro seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú Grabar nueva macro.
COMO GRABAR UNA NUEVA MACRO
1. Para grabar una macro se necesita tener un rango de datos para ejecutar una macro.
2. Para grabar una macro se necesita que la ficha programador este activada.
3. Para activar la ficha programador, ir al icono de office, le damos click en opciones de Excel, Aparece una ventana y allí activamos la ficha programador, la seleccionamos y aceptar, y nos aparece la ficha con su menú de herramientas.
4. Vamos al icono grabar macro.
5. Aparece un cuadro donde nos pide el nombre de la macro, colocamos un nombre donde nos identifique la macro, también nos pide escribir un método abreviado (Ej: Ctrl+shif+x); luego guardar macro en: Libro existente, Libro Nuevo, o en un libro diseñado para grabar macros, por ultimo debemos dar una descripción, como especificar que procesos vas a realizar.
6. El icono de grabar macro cambia a detener grabación, por lo tanto Excel empieza a grabar todos los procesos que realicemos en nuestro archivo.
7. Empezamos a realizar los cambios que desee a nuestro archivo (Tamaño de letra, fuente, color, color de relleno etc.)
8. Luego vamos a la ficha programador, damos click en detener grabación.
9. Luego deshacemos los cambios con el fin de ejecutar nuestra macro.
Las macros se realizan en un código de programación Visual Basic Script.
En la ficha programador, damos click en el icono visual basic.
Nos aparece un entorno de desarrollo al lado izquierdo de la pantalla.
Vamos a la carpeta módulos, damos doble click sobre modulo 1, y nos aparece al lado derecho todo el código que se genero a partir de los procesos que grabamos en nuestra macro.
Nota: Si se tiene conocimiento de programación se puede modificar los códigos de la macro.
Para ver nuestra nueva macro
Damos click en el icono macros.
Aparece una ventana con las macros grabadas, seleccionamos la nueva macro que grabamos, luego ejecutar ò podemos activar nuestra macro con el método abreviado (Ej: Ctrl+shif+x), observamos los cambios o procesos efectuados.
BASES DE DATOS
2.1. Concepto
Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de información. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos)
Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varía según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de campos).
El programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor de base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach, parados, u Oracle.
Características
- Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.
- Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios.
- Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos.
- Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.
- Permite realizar un listado de la base de datos.
- Permiten la programación a usuarios avanzados.
Introducción de datos
En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:
- Vídeo: secuencias de imágenes.
- Gráficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.
- Sonido: archivos de audio.
- Lógicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.
- Numéricos.
- Alfanuméricos.
Funcionalidades
Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de base de datos son las siguientes:
a. API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
b. Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos Sistemas gestores de bases de datos.
c. Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar búsquedas y consultas en la base de datos.
d. Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, para establecer parámetros personalizados.
GRAFICOS DINAMICOS Y ESTADISTICOS
En estadística denominamos gráficos a aquellas imágenes que, combinando la utilización De sombreado, colores, puntos, líneas, símbolos, números, texto y un sistema De referencia (coordenadas), permiten presentar información cuantitativa.
La utilidad De los gráficos es doble, ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas, sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos, siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información, sino también para analizarla.
En este trabajo solo nos vamos a centrar únicamente en los gráficos como vehículo de presentación de datos, sin abordar su otra faceta como herramienta de análisis.
Gráficos Dinamicos
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.
Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando sus campos y elementos
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
Sugerencias para gráficos Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para gráfico que contiene la palabra Leyenda.
Gráficos Estadísticos
Los gráficos son medios popularizados y a menudo los más convenientes para presentar datos, se emplean para tener una representación visual de la totalidad de la información. Los gráficos estadísticos presentan los datos en forma de dibujo de tal modo que se pueda percibir fácilmente los hechos esenciales y compararlos con otros.
Tipos de gráficos estadísticos
• Barras
• Líneas
• Circulares
• Áreas
• Cartogramas
• Mixtos
• Histogramas
Otros
• Disperso grama
• Pictogramas
domingo, 6 de septiembre de 2009
Aplicaciones en Hoja de Calculo Excel
Acontinuacion hare un resumen de lo que se ha aprendido en las tutorias de las aplicaciones en la hoja de calculo excel, los talleres serviran como base para observar cada una de dichas aplicaciones.
TALLER 1 ( LA FACTURA )
En este taller veremos la aplicacion de las opciones de los menus de Excel.
menu INICIO como:
- Tamaño, fuente, color de letra
- Fondo de relleno, colorea las celdas que seleccionemos.
- Alinear un texto, combinar celdas.
- Insertar y Eliminar celdas, filas columnas.
menu INSERTAR como:
- Insertar imagenes Prediseñadas.
- Insertar Hipervinculos (como insertar hipervinculos)
- Seleccionar celda donde se va a insertar el hipervinculo.
- Menu insertar, opcion hipervinculo.
- Aparece un cuadro emergente, donde especifica la opciones de vincular un documento y el destino del hipervinculo, luego aceptar.
- Al hubicarnos con el mouse sobre la celda aparece una manito donde nos permite dar click y llevarnos al lugar que habiamos seleccionado.
menu FORMULAS como:
- Realizar formulas como la multiplicacion y sumatoria de un rango de datos.
TALLER 2 ( TABLA PARA VARIAS APLICACIONES)
TEMAS
- Etiquetas de filtrado
- Insertar comentarios
- Filtrado avanzado
- Ordenamiento de un rango de datos (ascendente y descendente)
ETIQUETAS DE FILTRADO
- Seleccionar tabla o columna de los datos que vamos a filtrar.
- En el menu DATOS seleccionamos de la pestaña ordenar y filtrar, la opcion filtro.
- Aparece en la tabla o columna en la parte superior una flecha desplegable donde nos permite seleccionar los datos que queremos ver.
INSERTAR COMENTARIOS
- Seleccionamos la celda donde vamos a insertar el comentario.
- Click derecho sobre la celda, elegimos la opcion insertar comentario.
- Aparece un globo donde alli vamos a escribir el comentario que desee.
- Si se quiere ocultar o mostrar click derecho sobre la celda donde esta el comentario y seleccionamos cualquiera de estas dos opciones.
FILTRO AVANZADO
- Seleccionar tabla donde vamos a hacer el filtro avanzado.
- En el menu DATOS, seleccionamos de la pestaña ordenar y filtar, la opcion Avanzadas.
- Aparece una ventana emergente, con el rango de la tabla.
- Seleccionamos las celdas del rango de criterios.
- Luego elegimos la opcion copiar a otro lugar.
- Seleccionamos la celda a donde vamos a copiar el filtro y luego aceptar.
ORDENAMIENTO DE UN RANGO DE DATOS (Ascendente y Descendente)
- Seleccionar la columna que vamos a ordenar.
- En el menu DATOS, seleccionamos de la pestaña ordenar y filtrar, los iconos de ordenamiento (ascendente o descendente).
TALLER 3 (Tablas dinamicas, Graficos dinamicos, Estadistica descriptiva)
TABLAS DINAMICAS: Es una forma interactiva y ordenada de ver en una tabla dinamica datos en una forma filtrada, donde nos permite de forma rapida observar datos de uso informativo, acontinuacion veremos los pasos para realizar un tabla dinamica.
- En el menu INSERTAR, seleccionamos la opcion tabla dinamica, luego tabla dinamica.
- Aparece una ventana emergente, donde debemos especificar la tabla o rango, luego donde se desea colocar el informe de la tabla dinamica, si es en la misma hoja seleccionamos la celda donde queremos que aparezca nuestra tabla dinamica.
- Luego nos aparece una ventana al lado derecho de la hoja y nos da la oportunidad de seleccionar los datos que queremos ver.
- Si va a modificar algo de la tabla, hago el cambio en la tabla original, luego volvemos a la tabla dinamica y sobre ella damos click derecho y opcion actualizar y nos modifica los cambios realizados.
GRAFICOS DINAMICOS: Nos permite mediante un grafico, determinar aspectos relacionados con una tabla de datos, para realizar un grafico dinamico se debe seguir los suiguientes pasos:
- En el menu INSERTAR, seleccionamos tabla dinamica, luego grafico dinamico.
- Aparece una ventana emergente, donde especificamos la tabla o rango, lugar donde deseo colocar la tabla y grafico dinamico, si es en la misma hoja seleccionamos la celda donde queremos la ubicacion del grafico.
- Aparece una ventana al lado derecho de la hoja donde seleccionamos o arrastramos los datos que veremos representados en el grafico.
- Si desea cambiar las caracteristicas del grafico en la parte superior de la hoja nos da las opciones de graficos, colores etc..
ESTADISTICA DESCRIPTIVA: Nos permite en un una tabla o columna de datos numericos insertar funciones, para determinar valores estadisticos en una tabla de datos, los pasos para insertar una funcion son:
- Nos hubicamos en una celda donde queremos ver el resultado de la funcion.
- En el menu FORMULAS, seleccionamos la opcion Insertar Funcion.
- Aparece una ventana emergente, donde debemos seleccionar o escribir la funcion deseada y luego aceptar.
- Nos aparece una nueva ventana donde debemos elegir el rango de celdas y luego aceptar.
POR ULTIMO VIMOS LAS CARACTERISTICAS DE UN EXTRACTO BANCARIO, COMO RASTREAR LAS CELDAS QUE INTERVIENEN EN LA FORMULA DE UN EXTARCTO BANCARIO.
viernes, 4 de septiembre de 2009
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