MACROS Y BASE DE DATOS

MACROS
Las operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel para Windows las podemos automatizar, de manera que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para la simplificación de tareas.
Excel es un programa muy potente, pero la mayoría de las personas lo maneja de una forma muy básica, Excel cuenta con un lenguaje de programación llamado Visual Basic, y permite hacer o resolver los problemas de forma más rápida y sencilla, este curso es de un nivel alto, pero es fácil de aprender ya que se manejaran términos sencillos.
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, un botón o manualmente.
Por ejemplo, si repetidamente se emplea una serie de pasos como: Cambiar el Tamaño de Fuente o Tamaño de la letra, poner Negrita, cambiar la Fuente o Tipo de letra y el Color de Fuente o Color de Letra, para no estar repitiendo estos pasos se pueden almacenar en una macro y se ejecutara la macro las veces que se desee.
En resumen una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.
Para esto Excel para Windows cuenta con dos herramientas básicas: las macros y los módulos. En esta sección se revisarán las macros.
Para explicar lo que es una macro, vamos a hacer una analogía entre un micrófono y una cinta con la computadora y la grabadora de macros.

Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro.
Para grabar una macro seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú Grabar nueva macro.

COMO GRABAR UNA NUEVA MACRO

1. Para grabar una macro se necesita tener un rango de datos para ejecutar una macro.
2. Para grabar una macro se necesita que la ficha programador este activada.
3. Para activar la ficha programador, ir al icono de office, le damos click en opciones de Excel, Aparece una ventana y allí activamos la ficha programador, la seleccionamos y aceptar, y nos aparece la ficha con su menú de herramientas.
4. Vamos al icono grabar macro.
5. Aparece un cuadro donde nos pide el nombre de la macro, colocamos un nombre donde nos identifique la macro, también nos pide escribir un método abreviado (Ej: Ctrl+shif+x); luego guardar macro en: Libro existente, Libro Nuevo, o en un libro diseñado para grabar macros, por ultimo debemos dar una descripción, como especificar que procesos vas a realizar.
6. El icono de grabar macro cambia a detener grabación, por lo tanto Excel empieza a grabar todos los procesos que realicemos en nuestro archivo.
7. Empezamos a realizar los cambios que desee a nuestro archivo (Tamaño de letra, fuente, color, color de relleno etc.)
8. Luego vamos a la ficha programador, damos click en detener grabación.
9. Luego deshacemos los cambios con el fin de ejecutar nuestra macro.

 Las macros se realizan en un código de programación Visual Basic Script.
 En la ficha programador, damos click en el icono visual basic.
 Nos aparece un entorno de desarrollo al lado izquierdo de la pantalla.
 Vamos a la carpeta módulos, damos doble click sobre modulo 1, y nos aparece al lado derecho todo el código que se genero a partir de los procesos que grabamos en nuestra macro.
 Nota: Si se tiene conocimiento de programación se puede modificar los códigos de la macro.

Para ver nuestra nueva macro

 Damos click en el icono macros.
 Aparece una ventana con las macros grabadas, seleccionamos la nueva macro que grabamos, luego ejecutar ò podemos activar nuestra macro con el método abreviado (Ej: Ctrl+shif+x), observamos los cambios o procesos efectuados.

BASES DE DATOS

2.1. Concepto

Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de información. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos)

Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varía según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de campos).

El programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor de base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach, parados, u Oracle.

Características

- Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.

- Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios.

- Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos.

- Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.

- Permite realizar un listado de la base de datos.

- Permiten la programación a usuarios avanzados.

Introducción de datos

En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:

- Vídeo: secuencias de imágenes.
- Gráficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.
- Sonido: archivos de audio.
- Lógicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.
- Numéricos.
- Alfanuméricos.

Funcionalidades

Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de base de datos son las siguientes:

a. API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
b. Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos Sistemas gestores de bases de datos.
c. Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar búsquedas y consultas en la base de datos.
d. Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, para establecer parámetros personalizados.



GRAFICOS DINAMICOS Y ESTADISTICOS
En estadística denominamos gráficos a aquellas imágenes que, combinando la utilización De sombreado, colores, puntos, líneas, símbolos, números, texto y un sistema De referencia (coordenadas), permiten presentar información cuantitativa.
La utilidad De los gráficos es doble, ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas, sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos, siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información, sino también para analizarla.
En este trabajo solo nos vamos a centrar únicamente en los gráficos como vehículo de presentación de datos, sin abordar su otra faceta como herramienta de análisis.
Gráficos Dinamicos
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.

Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando sus campos y elementos
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.

Sugerencias para gráficos Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para gráfico que contiene la palabra Leyenda.
Gráficos Estadísticos
Los gráficos son medios popularizados y a menudo los más convenientes para presentar datos, se emplean para tener una representación visual de la totalidad de la información. Los gráficos estadísticos presentan los datos en forma de dibujo de tal modo que se pueda percibir fácilmente los hechos esenciales y compararlos con otros.
Tipos de gráficos estadísticos
• Barras
• Líneas
• Circulares
• Áreas
• Cartogramas
• Mixtos
• Histogramas
Otros
• Disperso grama
• Pictogramas

Aplicaciones en Hoja de Calculo Excel

Acontinuacion hare un resumen de lo que se ha aprendido en las tutorias de las aplicaciones en la hoja de calculo excel, los talleres serviran como base para observar cada una de dichas aplicaciones.

TALLER 1 ( LA FACTURA )

En este taller veremos la aplicacion de las opciones de los menus de Excel.

menu INICIO como:

1. Tamaño, fuente, color de letra
2. Fondo de relleno, colorea las celdas que seleccionemos.
3. Alinear un texto, combinar celdas.
4. Insertar y Eliminar celdas, filas columnas.

menu INSERTAR como:

1. Insertar imagenes Prediseñadas.
2. Insertar Hipervinculos (como insertar hipervinculos)

• Seleccionar celda donde se va a insertar el hipervinculo.
• Menu insertar, opcion hipervinculo.
• Aparece un cuadro emergente, donde especifica la opciones de vincular un documento y el destino del hipervinculo, luego aceptar.
• Al hubicarnos con el mouse sobre la celda aparece una manito donde nos permite dar click y llevarnos al lugar que habiamos seleccionado.

menu FORMULAS como:

1. Realizar formulas como la multiplicacion y sumatoria de un rango de datos.

TALLER 2 ( TABLA PARA VARIAS APLICACIONES)

TEMAS

• Etiquetas de filtrado
• Insertar comentarios
• Filtrado avanzado
• Ordenamiento de un rango de datos (ascendente y descendente)

ETIQUETAS DE FILTRADO

1. Seleccionar tabla o columna de los datos que vamos a filtrar.
2. En el menu DATOS seleccionamos de la pestaña ordenar y filtrar, la opcion filtro.
3. Aparece en la tabla o columna en la parte superior una flecha desplegable donde nos permite seleccionar los datos que queremos ver.

INSERTAR COMENTARIOS

1. Seleccionamos la celda donde vamos a insertar el comentario.
2. Click derecho sobre la celda, elegimos la opcion insertar comentario.
3. Aparece un globo donde alli vamos a escribir el comentario que desee.
4. Si se quiere ocultar o mostrar click derecho sobre la celda donde esta el comentario y seleccionamos cualquiera de estas dos opciones.

FILTRO AVANZADO

1. Seleccionar tabla donde vamos a hacer el filtro avanzado.
2. En el menu DATOS, seleccionamos de la pestaña ordenar y filtar, la opcion Avanzadas.
3. Aparece una ventana emergente, con el rango de la tabla.
4. Seleccionamos las celdas del rango de criterios.
5. Luego elegimos la opcion copiar a otro lugar.
6. Seleccionamos la celda a donde vamos a copiar el filtro y luego aceptar.

ORDENAMIENTO DE UN RANGO DE DATOS (Ascendente y Descendente)

1. Seleccionar la columna que vamos a ordenar.
2. En el menu DATOS, seleccionamos de la pestaña ordenar y filtrar, los iconos de ordenamiento (ascendente o descendente).

TALLER 3 (Tablas dinamicas, Graficos dinamicos, Estadistica descriptiva)

TABLAS DINAMICAS: Es una forma interactiva y ordenada de ver en una tabla dinamica datos en una forma filtrada, donde nos permite de forma rapida observar datos de uso informativo, acontinuacion veremos los pasos para realizar un tabla dinamica.

1. En el menu INSERTAR, seleccionamos la opcion tabla dinamica, luego tabla dinamica.
2. Aparece una ventana emergente, donde debemos especificar la tabla o rango, luego donde se desea colocar el informe de la tabla dinamica, si es en la misma hoja seleccionamos la celda donde queremos que aparezca nuestra tabla dinamica.
3. Luego nos aparece una ventana al lado derecho de la hoja y nos da la oportunidad de seleccionar los datos que queremos ver.
4. Si va a modificar algo de la tabla, hago el cambio en la tabla original, luego volvemos a la tabla dinamica y sobre ella damos click derecho y opcion actualizar y nos modifica los cambios realizados.

GRAFICOS DINAMICOS: Nos permite mediante un grafico, determinar aspectos relacionados con una tabla de datos, para realizar un grafico dinamico se debe seguir los suiguientes pasos:

1. En el menu INSERTAR, seleccionamos tabla dinamica, luego grafico dinamico.
2. Aparece una ventana emergente, donde especificamos la tabla o rango, lugar donde deseo colocar la tabla y grafico dinamico, si es en la misma hoja seleccionamos la celda donde queremos la ubicacion del grafico.
3. Aparece una ventana al lado derecho de la hoja donde seleccionamos o arrastramos los datos que veremos representados en el grafico.
4. Si desea cambiar las caracteristicas del grafico en la parte superior de la hoja nos da las opciones de graficos, colores etc..

ESTADISTICA DESCRIPTIVA: Nos permite en un una tabla o columna de datos numericos insertar funciones, para determinar valores estadisticos en una tabla de datos, los pasos para insertar una funcion son:

1. Nos hubicamos en una celda donde queremos ver el resultado de la funcion.
2. En el menu FORMULAS, seleccionamos la opcion Insertar Funcion.
3. Aparece una ventana emergente, donde debemos seleccionar o escribir la funcion deseada y luego aceptar.
4. Nos aparece una nueva ventana donde debemos elegir el rango de celdas y luego aceptar.

POR ULTIMO VIMOS LAS CARACTERISTICAS DE UN EXTRACTO BANCARIO, COMO RASTREAR LAS CELDAS QUE INTERVIENEN EN LA FORMULA DE UN EXTARCTO BANCARIO.

PROFESIONAL DE LA CONTADURIA